A piackutató cég ügyvezetője, dr. Szentirmay László szerint a szakmát az átlagosnál jobban sújtó válságból tavaly sem történt meg a remélt kilábalás, és bár túl vagyunk a 2010-es mélyponton, csak nagyon lassú fejlődésre lehet számítani. A rendezvényeket egy évtizede kutató PROMO DATA Kft. szakemberei 2009 elején 30 százalékos visszaesést jósoltak, egy évre rá pedig további 20 százalékost. Tavaly talán sikerült elkezdeni "kimászni a gödörből", de az idei interjúk is csak nagyon óvatos optimizmust sugallnak: a tavalyihoz hasonlóan igen lassan indul be a piac, és továbbra sem sikerül elérni a 2009 előtti állapotot.

Míg a válság előtti években a megkeresett nagyvállalatok 45 %-a jelezte valamilyen rendezvény megtartását, az elmúlt években ez 30 %-ra csökkent, és az idén sem lesz jobb. A válság előtt a cégek egyharmada, 1.000 vállalat közölte, hogy szívesen fogad ajánlatot rendezvényhelyszín: hotel, panzió, étterem vagy nagyobb eseményeknél művészeti vagy sportcsarnok, múzeum részéről, illetve teljes körű vagy speciális rendezvényes szakcégtől. 2010-ben ez 740-re esett vissza, tavaly viszont 800-an, az idén már 850-en kértek ajánlatot. Az összegek sem sokat változtak: 2008-ban a nagyvállalatok még több mint a fele jelezte, hogy egymilliónál többet költ rendezvényekre, tavaly és az idén is ez egyharmad körülinek mondható.   

Ahogy a gazdaságban sem indult be

a régóta várt fellendülés, ez még inkább rányomja bélyegét a rendezvényes szakmára. A cégek - ha egyáltalán tartanak - továbbra is visszafogottabb büdzsével szeretnének a korábbiakhoz hasonló rendezvényeket lebonyolítani, vagyis a rugalmasabb, fantáziadúsabb, de feszesebb költségvetésű ajánlatok lehetnek a nyerők.

A hotelek, panziók továbbra is számíthatnak a csapatépítő tréningekre, szemináriumokra, konferenciákra, céges kirándulásokra, s ez a KSH statisztikái szerint sok esetben bevételük egyharmadát is hozhatja. A nadrágszíj-meghúzás jó lehetőséget teremt a kisebb, akár 3 csillagos hotelek számára is, mert korábban taroltak a 4 és 5 csillagos szállodák, de az utóbbi években megnőtt a "fapados" rendezvények aránya. S persze a drága szállodák is jócskán lementek az áraikkal, főleg a nagyobb létszámú rendezvények esetében. Az idén is a tervezett programok negyedében igényelnek szállást a nagyvállalatok, vagyis hasonló arányban tartanak többnapos rendezvényeket. A hotelek is egyre öntevékenyebbek, s nemcsak szállást, étkezést jól felszerelt konferenciatermet ajánlanak, hanem egyre sokszínűbb kiegészítő programokat, wellness kényeztetést, kalandparki szórakozást, sportprogramokat, borkóstolót, sőt különböző vidám vagy komoly produkciók szervezését is.

Valamilyen műsor

A nagy rendezvényeken mindig van valamilyen műsor: hagyományos zenei produkciók, humoristák, bűvészek, zsonglőrök. Egy két komolyzenei program mellett főleg a tévéből ismert táncdalénekeseket hívják: az idősebb korosztályt (Presser Gábor, Komár László stb.), vagy a megasztáros, X-faktoros fiatalokat. Az idősebb humoristák mellett tarolnak a fiatalok: egyre több programra hívják a dumaszínházi előadókat.

Fejeket ki a homokból!

A válságot sajnos sok cég a fejét a homokba dugva próbálja kibekkelni, de ez aligha sikerülhet nekik. Az alig javuló, mondhatni stagnáló helyzet továbbra is azt sugallja, hogy a helyszínek és a rendezvényes szakcégek ne egymás alá kínálásával, hanem aktív marketing munkával, piackutatással próbálják túlélni a válságot. S azok, akik olcsóbb költségű, de fantáziadúsabb ötletekkel próbálják meggyőzni az érdeklődőket, sokkal sikeresebbek is lehetnek, mint versenytársaik, sőt akár a válság előtti saját bevételeiket is meg tudják haladni.

Az ügyfél-akvizíciós munkában az alapvető a célcsoport meghatározása és elérése. Sokan használnak szaknévsorokat, újabban internetes listákat, a profibbak már céges adatbázisokat, ahol persze csak általános információt találhatnak a vállalatok tevékenységéről, esetleg létszámáról, árbevételéről. A leghatékonyabb persze a rendezvényes szakadatbázisok használata lehet.

Villanypostán

Az utóbbi években  nagyon megdrágult és így jogosan visszaszoruló postai levélreklám helyett egyre többen alkalmazzák ügyfél-akvizícióra az e-mail marketinget, ami gyors és főleg olcsó.

De egyáltalán nem mindegy, hogy milyen címlistára milyen levelet küldünk. Az utóbbi években a tömeges spamelés sajnos lejáratta ezt az egyébként fontos akvizíciós módszert, és sokan eleve ódzkodnak akár a profi levél elolvasásától is. Még hatalmas nemzetközi szállodaláncok és igen sikeres rendezvényszervező cégek is gyakran küldenek "csili-vili" formátumú, gyakran még profinak is mondható levelet - csak éppen nem perszonalizálják, és így nem hajlandók tudomásul venni, hogy levelük 80-90 százaléka olvasás nélkül kerül a virtuális kukába.

A perszonalizált levél viszont még a központi e-mail címen keresztül is eljut a címzetthez, hiszen az ajánlatot az informatikus vagy a titkárságvezető egyből továbbítja a megszólított névnek. Arról nem is beszélve, hogy sokan engedély nélkül küldenek személyes e-mail címre ajánlatot, ami komoly büntetést vonhat maga után.

Gond, amikor a kiküldött levél nagy méretű, mert túl nagy felbontású fotót tartalmaz például a mellékletben. S csodálkoznak, ha a szerverek visszadobják a levelet, jobb esetben beengedik, de csak a melléklet nélkül. Nem érdemes mellékletet csatolni, mert egyszerűen nem nyitják meg - vélik. Sokkal hatékonyabb, ha a rövid, tömör levélbe linkeket helyeznek, s megpróbálják ezen keresztül a honlapra terelni az érdeklődést - teszik hozzá.

A leghatékonyabb persze az integrált, egymásra épülő kampány lehet, amikor a rendezvényes szakadatbázisból leszűrt érdeklődő rendezvényfelelősnek küldenek perszonalizált ajánlatot, majd pár nap múlva lekövetik telefonon. 

Természetesen elképzelhető, hogy a többezer rendezvényfelelősnek küldött levélből nagy valószínűséggel bejöhet egy-két kisebb-nagyobb üzlet, ami már önmagában azt jelenti, hogy megérte a profi adatbázist megvenni és kiküldeni vagy kiküldetni az ajánlatot. De az igazi sikert csak az biztosíthatja, ha a mégoly leválogatott adatbázis címeit lekövetik egy telefoninterjúval. Vagyis az interaktív telemarketinges tárgyalás-előkészítés az igazán hatékony megoldás. Igaz, sok cégnek nincs arra embere, hogy végighívjon többszáz potenciálisan érdeklődő rendezvényfelelőst - tudtuk meg.