A Magyar Kongresszusi Iroda közreműködésével került megrendezésre 2021 szeptemberében az m&i Private Europe fórum, ahol közel 160 szakmai vásárló és szolgáltató jelent meg annak érdekében, hogy előre egyeztett tárgyalásokon és kapcsolatépítő programokon vegyen részt.

Az esemény után a résztvevők körében elégedettségi felmérést végzett a Magyar Kongresszusi Iroda, hogy a visszajelzéseket kielemezve fejleszthesse további munkásságát. A felmérés négy részletben, online kérdőív kitöltésén keresztül zajlott. A kutatás a teljes résztvevői kör, FAM Trip programon részt vett szakemberek, valamint a magyar kiállítók körében zajlott. A négy kérdőívre összesen 85 válasz érkezett Európa legtöbb országából.

Az első felmérés a fórummal való általános elégedettségen kívül, a találkozók és programok eredményességére fókuszált, valamint a jövőbeni programlehetőségeket mérte fel. Az általános elégedettség a fórummal, valamint a szervezéssel kapcsolatban is rendkívül magas eredményt mutatott, a válaszadók közel 100%-a „jónak” vagy „nagyszerűnek” értékelte az eseménysorozatot. A magas elégedettséget az is alátámasztja, hogy több, mint 2/3 számára a fórum sokkal jobban tetszett, mint a korábbi hasonló rendezvények valamelyike és minden válaszadó ajánlani fogja, illetve a jövőben is tervezi az m&i fórumon való részvételt.

A résztvevők Budapesttel kapcsolatos visszajelzései

A felmérés eredményei a fórummal, szervezéssel és a Magyar Kongresszusi Irodával kapcsolatban (Adatok %-ban)

A szervezés értékelése mellett, a magyar kiállítók a Magyar Kongresszusi Irodával (MKI) való kommunikációt is értékelték. Kiemelt elégedettséggel minősítették az MKI-val való együttműködést, a kommunikáció minőségét és mennyiségét, a fórumra való jelentkezési folyamat gördülékenységét, valamint a rendelkezésükre bocsátott kiállítói brosúra információmennyiségét is. Az eseményen résztvevő egyik válaszadó a következő visszajelzést adta: „Nagyon jól szervezett volt a rendezvény, minden gördülékenyen ment, élmény volt a részvétel.”

A legtöbb válaszadó azért érkezett az eseményre, hogy potenciális buyereket vagy szolgáltatókat találjon szervezete számára. A fórumon való részvétel céljai között erősen megmutatkozott még a korábbi partnerekkel való kapcsolatépítés, új üzletkötés, szakmai trendekről való információszerzés, valamint a desztináció, Budapest megismerése is. A legfőbb cél, az új partnerszerzés sikerességét az mutatja, hogy az átlagosan 36 lebonyolított találkozóból az egy főre jutó sikeres találkozók számát 24-re, az új buyerekkel/szolgáltatókkal való megbeszélés arányát pedig 79%-ra becsülték a kérdőívet kitöltők. A megbeszélések relevanciája a buyerek körében 100%-os eredményt ért el, a szolgáltatók szintén 90%-a relevánsnak ítélte a lebonyolított találkozóit. A helyszínen a buyerek oldaláról átlagosan 3,2 lekerés született, míg a szolgáltatók esetében 1,3 volt a kapott lekérések száma.

Válaszadói visszajelzés a találkozók sikerességével kapcsolatban: „Fantasztikus volt ilyen hosszú idő után végre újra személyesen részt venni egy szakmai fórumon. A mi szempontunkból nagyon sikeresnek értékelem a rendezvényt, úgy gondolom, hogy több ügyféllel is lesz közös üzletünk a jövőben.”

A fórum után egy hónappal az MKI ROI felmérést végzett a magyar kiállítók körében annak érdekében, hogy megbecsülje az esemény sikerességét, azon belül a létrejött új partnerek és sikeres üzletkötések arányát. Fontos kiemelni, hogy egy üzleti rendezvény hatása akár több évvel az eseményt követően is megmutatkozhat, ezért az MKI a következő egy év folyamán még három alkalommal visszaméri majd az esemény hatását. A magyar résztvevők átlagosan 39 találkozón vettek részt, amelyből szinte 100% volt az új buyerek/szolgáltatók aránya, így a részvétel fő céljának, az új partnerszerzési lehetőségnek teljes mértékben eleget tett a rendezvény. A helyszínen való lekérések aránya kétszerese volt a fórumot követő egy hónapban történő lekérések arányának és túlnyomórészt a 2022-es évben megrendezésre kerülő konferenciákkal/kongresszusokkal és incentive utakkal kapcsolatban érkeztek. A jövőbeni eseményeken, a válaszokból érkező becslések alapján átlagosan 42 résztvevőre lehet számítani, 10 nagyobb, 100 fő feletti létszámú eseményről tárgyalnak a résztvevők. A legtöbb megrendezésre kerülő rendezvény büdzséje még nem ismeretes, a legnagyobb létszámú eseményeknél 80-100.000 EUR közötti költségvetéssel számolnak a tárgyaló felek. Az új stratégia alapján működő MKI kutatási részlegének fontos irányelve, hogy az iroda által vendégül látott nemzetközi szakmai események után a jövőben is ROI felmérést készít.

A találkozók mellett, az esemény helyszíneit és programjait is értékelték a résztvevők. A fórumnak helyszínt, valamint szállást biztosító Budapest Marriott Hotel a másik két szálláshelyet adó szálloda mellett - Ritz Carlton Budapest és Matild Palace - kimagasló elégedettséget ért el. A desztináció megismerését segítő délutáni programok közül a Szépművészeti Múzeum&Millennium Házának körbejárása, a Zsidó negyedben tett felfedező séta és a budapesti gyógyfürdő látogatás nyerte el leginkább a résztvevők tetszését. A rendezvényhelyszíneket bemutató vacsorák közül pedig a Budai Várban rendezett gálavacsora kapta a legmagasabb értékelést az összes elemzett szempont (helyszín, catering, személyzet és transzfer) szerint.

A felmérésekből az is kiderült, hogy Budapest kimagasló potenciált mutat, mint MICE desztináció, számos válaszadó ajánlaná a várost egy jövőbeni üzleti esemény színhelyéül. A válaszadók többsége kiemelte a város adottságait és tervezi visszatérését mind szabadidős, mind üzleti célból.

A szervezők visszajelzése az eseményt követően:

„Fantasztikus élményt nyújtottunk a résztvevőknek ezen a fontos comeback event-en. A helyszíni visszajelzések hihetetlenül pozitívak voltak, és úgy érzem, hogy az elkövetkezendő napokban még több e-mailt fogunk kapni, amelyek megerősítik az esemény sikerességét és a hihetetlen budapesti fogadtatást.”

Az m&i Private Europe 2021 rendezvény megvalósulásához szükséges forrást a Magyar Turisztikai Ügynökség biztosította.