Az ezzel a címmel megrendezett kerekasztal beszélgetésen a résztvevők egyetértettek abban, hogy a rendezvényszervezés szerepe folyamatosan nő majd a közeljövőben is, a rendezvények a marketing kommunikáció megkerülhetetlen eszközei, és fontos és el nem múló igényként jelentkeznek a kapcsolatépítésben és a szakmai tapasztalatcserében.
Megelőztük a nyugatot
Mantuano Mónika, a HP munkatársa és a céges rendezvényekért felelős döntéshozókat tömörítő nemzetközi szervezet, az UNICEO magyarországi elnöke azt hangsúlyozta, hogy a pandémia óta a cégek sokkal tudatosabbak lettek a rendezvények szervezésében, először a célt definiálják, hogy miért tartják az eseményt, és ezután döntik el, hogy melyik megvalósítási módhoz nyúlnak: a jelenléti, az online vagy a hibrid megoldásokhoz. Kiemelte azt is, hogy sok rendezvényen vett részt a pandémia éveiben is kül- és belföldön egyaránt, és kijelentheti, hogy rendkívül gyorsan reagált a hazai szakma, nagyon innovatív, kreatív és profi megoldásokkal élte túl a krízist, megelőzve ebben a nyugati országokat is.
Minimalista tervezés
A büdzsétervezésnél nem kevesebb idén a rendezvényekre szánt összeg társaságuknál, a HP-nál, árulta el a szakember és hozzátette, az egész piacon azt látja, hogy egyelőre a megrendelők fő preferenciája pusztán a viszontlátás, a találkozás, ezért nem is igényelnek nagy felhajtást, nem bonyolítják túl a rendezvényeket. Hozzátette, hogy az árdrágulás jól érzékelhető, de a cégek nem a minőség csökkentésével igyekeznek spórolni, például azzal, hogy míg korábban négycsillagos, most három csillagos szállodában biztosítanak szállást a résztvevőknek, sem azzal, hogy a catering szolgáltatás minőségéből vesznek vissza. Inkább a racionalizálást választják, az ajándékokon vagy a dekoráción húzva meg a nadrágszíjat, illetve a networkingre fókuszáló rendezvények esetében csak a funckióra fókuszálva visszavágnak minden „luxusra” szánt költséget.
A szakember azt is elmondta, hogy márciusban kerül sor az UNICEO-díj átadójára, amelyre az idén sokkal több pályázat érkezett a dolgozóknak tartott rendezvények kategóriájában, ami nem véletlen, hiszen a munkaerő megtartása, védelme, kiégésének megelőzése különösen fontos céllá vált a munkáltatók számára az elmúlt két évben. Ehhez képest az ügyfélpartik a háttérbe szorultak, és döcögősebben indulnak újra.
Elő- és utóélet is kell egy rendezvénynek
Mantuano a rendezvényszervezés jövőjével kapcsolatban elmondta, hogy az UNICEO-s közösség általános véleménye, hogy az olyan események, ahol a tartalom a legfontosabb és az információ átadása, (például termékinformáció, oktatás, vezérigazgatói beszámoló) nagyon jól működik az online megoldás és várható, hogy ezt a pandémia visszaszorulásával is megtartják. Úgy véli, meghatározó trend, hogy a rendezvény már nemcsak magából a rendezvényből áll, hanem van elő- és utóélete. "A világgal mi is változunk, és ha ügyesen csináljuk, már hetekkel, hónapokkal az esemény előtt motiválhatjuk résztvevőinket, és az esemény visszhangjáról is gondoskodhatunk" - fogalmazott és hozzátette, nagy sikerként könyveli el, hogy volt olyan HP-s céges rendezvényük, amelynek résztvevőiből online csoport alakult, akik még egy évig kommunikáltak egymással. "Az ügynökségnek ma már szinte kötelező kitalálni ezt az elő és utóéletet" - emelte még ki.
Ők is az ajándékokon és a létszámon spórolnak
Pantl Péter, a MOL-csoport kommunikációs igazgatója azt hangsúlyozta, hogy manapság már nem érv a rendezvényszervezésben, hogy így és így csináljuk, mert így szoktuk meg az elmúlt 10-20 évben, hiszen a járvánnyal nagyot fordult a világ. Kitért arra is, hogy cégük még mindig óvatosan tervez a pandémia ötödik hulláma után és a háború árnyékában: egyelőre nincs számottevő növekedés a rendezvényekre szánt büdzséjük tekintetében. Kiderült az is, hogy társaságuknál komoly optimalizációt hozott az elmúlt két év. Ha valamit korábban 4 eseményben csináltak meg, azt most 3-ból valósítják meg, így könnyebben kigazdálkodható a látványos áremelkedés is, ami a rendezvények bekerülési összegében következett be. Az ajándékokon és a részvevők létszámán igyekeznek ők is spórolni. Pantl azt is leszögezte, hogy a legdrágább fogyasztó, az el nem ért fogyasztó. Ha tehát egy cég részt vesz nagy költséggel egy fesztiválon, akkor annak valóban ütnie kell, és fontos, hogy legyen utóélete is a közösségi médiában.
Turizmus Online
