Változás a szövetségi konferenciák pályázata során

A szövetségi konferenciák korábbi évtizedek gyakorlatát tükröző tender folyamatára készített módosítási javaslatot a Conferli nevű szervezet, amely platformja az ideális helyszíneket és desztinációkat kínálja fel a szakmai szövetségek rendezvényei számára. 

A 8 lépéses javaslat egy három szakaszos kutatás eredményeként jött létre, amelyben a pályázási folyamat mellett a pandémia hatását is vizsgálták.

Az elmúlt évek során számos kihívás érintette a konferencia- és üzleti rendezvényszektor résztvevőit, amelyre a gyors alkalmazkodó képesség, rugalmasság és hatékony eszközök működésének elsajátításai jelentettek megoldást. A Magyar Kongresszusi Iroda (MKI) a nemzetközi üzletszerzés, desztinációmarketing mellett a többi között a nemzetközi piaci trendeket kutatja, így a külföldi jó gyakorlatokat is rendszeres megosztja a szakmával.

Ez az első ilyen jellegű tanulmány

A konferenciák tender folyamatáról ez idáig nem készült feltáró tanulmány, így a trendek vizsgálata és ismertetése mellett, a mára már elavult pályázási folyamatra készített útmutató, hiánypótló anyag a szakmában. A szeptemberben közzétett kutatási eredményt a Conferli tagokkal, többek között az MKI-val is megosztották, akik hírlevelükben ismertették szakmai partnereikkel.

„A most elkészült tanulmány is alátámasztja az eddigi hipotézisünket, mely szerint számos szövetségnek nincsen előre meghatározott tender folyamata, ahol pedig egy állandó módszertan szerinti történik a kiértékelés, legtöbbször hagyományos szempontrendszert alkalmaznak. A Kongresszusi Iroda a city support, site visitek, helyszín és szolgáltatás ajánlások előtt már a tender folyamatban is segíti a pályázó szövetségeket, egyetemeket. A Conferli cikkben felvázolt lépések alkalmazásával a pályázás folyamata sokkal átláthatóbbá, hatékonyabbá válik azáltal, hogy kevesebb, azonban jobb minőségű anyagok érkeznek a szövetségekhez. Ezzel együtt minden esetben javasoljuk az előre meghatározott tender folyamat beépítését a szövetségek munkájába”, mondta a témával kapcsolatban az MKI ügyvezető igazgatója, Békefi Anna.

Hogy jött létre?

A tanulmány három különböző módszertan eredményeként jött létre: közel 40, főként európai szövetség képviselője vett részt a kvantitatív kutatásban, amit egy Zoom megbeszélés követett egy szűkebb, 10 fős csoporttal, végül két UIA kerekasztal beszélgetésen elemezték a pályázási folyamathoz köthető kérdéseket. A riportból fény derült arra, hogy bár kisebb eltérések vannak az egyes szövetségek eljárásmódjai között, nagyrészt több éves tapasztalaton és nem piaci sztenderdeken alapulnak. Általánosságban két típusú tender folyamat jellemző:

1.)   Centralizált/ Központilag irányított eljárás: A pályázati folyamatot maga a szövetség vezeti. Közvetlenül keresik meg az egyes tagokat, desztinációkat vagy helyszíneket, de más érdeklődők is jelentkezhetnek.

2.)   Hagyományos eljárás: Helyi „host” bevonásával történik. Különböző konstrukciókban lehetséges: egy helyi fogadócsoportot kérnek fel az ajánlattételre, vagy minden szövetségi tag megkapja a felhívást, vagy a helyi „host” keresi fel a szövetséget és mutat érdeklődést. Ez a típus legtöbbször a Kongresszusi Irodák bevonásával történik.

Ezek az általános pályázási folyamat lépései

Míg az elmúlt években leginkább a hagyományos eljárás volt a jellemző, a tanulmányból az a trend látszódik, hogy elkezdődött egy váltás a központilag irányított típus felé. Az áttérésre egy 8 lépésből álló javaslatot fogalmaztak meg:

1.)   Döntésre vonatkozó alapszabály vizsgálata

2.)   Legfontosabb, döntő tényezők meghatározása

3.)   Rotációs rendszer kialakítása

4.)   Döntés a támogató szolgáltatásokról

5.)   Célok kitűzése

6.)   Döntés az esemény logisztikájáról

7.)   Döntés a helyi közösség bevonásáról

8.)   Saját RFP formanyomtatvány létrehozása, beleértve a pontozási táblázatot is

A pályázati eljárásokban egyre többször szerepel a fenntarthatóság, legacy, illetve a sokszínűség, egyenlőség és befogadás témaköre is, amit számos magyar PCO is megerősített az MKI által szeptember elejére szervezett PCO szakterületi egyeztetésen. Az új szempontok közül, a fenntarthatóság jelenik meg a leghangsúlyosabban, így első körben ebben a témában nyújt támogatást Partnerei számára az MKI, a desztináció fenntarthatósági indexálásának GDS szakértőivel elindított folyamatával, egy dedikált fenntarthatósági koordinációs pozíció megnyitásával és egy, az ágazatot érintő fenntartható desztinációs stratégia kidolgozásával. A hosszú távú fenntarthatósági stratégiát a nemzetközi GDS-Movement csapatával együttműködve fejlesztik, melynek első lépéseként 2022. október 26-án egy közös workshop kerül megrendezésre a szakma képviselőivel, a GDS vezetőjének és elkötelezett aktivistájának, Guy Bigwood-nakszemélyes iránymutatásai mentén.

A cikkben szereplő teljes tanulmány a következő linken érhető el: https://www.conferli.com/news/whitepapers

 

Forrás: MKI


Fotókiállítás Frida Kahlo gyűjteményéből

Fotókiállítás Frida Kahlo gyűjteményéből 

Frida Kahlo fotógyűjteménye október 18-tól látható a Mai Manó Házban.
Véget ért a szegedi ballon világverseny

Véget ért a szegedi ballon világverseny  

A résztvevő 31 ország 120 versenyzője közül a francia Clement Seigeot szerezte meg az aranyérmet a 25. FAI Hőlégballon Világbajnokságon.
Búcsúzik a kisgyerekes anyukák kedvenc kávézója

Búcsúzik a kisgyerekes anyukák kedvenc kávézója  

A hetedik kerületi Csányi utcában található népszerű HelloAnyu nem pusztán kávézó volt, hanem egy hiánypótló közösségi tér.
  Merész és modern: megnyílt a POP&ROLL Art Gallery legújabb kiállítása

Merész és modern: megnyílt a POP&ROLL Art Gallery legújabb kiállítása 

A KEEP SMILING kiállítás szeptember 13-tól november 10-ig ingyenesen megtekinthető a város szívében.
Dreher-születésnap - ikonikus helyszínen

Dreher-születésnap - ikonikus helyszínen 

Felújított relikviákkal, sörtörténeti AI-időutazásos kisfilmmel, id. Dreher Antal kalandjait bemutató társasjátékkal és kedvezményes tárlatvezetésekkel ünnepli fennállásának 45. évfordulóját a Dreher Sörmúzeum.
Megdöbbentő tény egyik legszennyezettebb hazai vizünkről

Megdöbbentő tény egyik legszennyezettebb hazai vizünkről 

Osztrák vizsgálatok szerint a Duna évente 530–1500 tonna mikroműanyagot szállít.
Itt a lista a képzőművészeti vásár idei résztvevőiről

Itt a lista a képzőművészeti vásár idei résztvevőiről 

12 európai galéria egymillió euró értékben hoz kortárs műalkotásokat.
A szabadidős olvasás ereje

A szabadidős olvasás ereje 

Míg sokan a munka vagy a tanulás miatt naponta olvasnak, gyakran nehéz időt szakítani a szigorúan szabadidős olvasásra. Azonban ha megtesszük, akkor javulhatnak többek között kognitív funkcióink és empatikus készségeink.
Izgalmas enteriőrök és vadiúj dizájntrendek az idei S/ALON Budapesten

Izgalmas enteriőrök és vadiúj dizájntrendek az idei S/ALON Budapesten 

A szeptember minden lakberendezés iránt rajongó számára izgalmas élményhétvégét tartogat.
Szlovák zarándokturisták özöne várható a hétvégi csapnivaló időben

Szlovák zarándokturisták özöne várható a hétvégi csapnivaló időben 

Minden évben közel 1500 szlovák és magyar hívő érkezik Magyarország katolikus nemzeti kegyhelyére, Mátraverebély-Szentkútra.

Interjú

Lisa Sigl: Alig várom, hogy új trendeket fedezzek fel a vendéglátásban

Lisa Sigl: Alig várom, hogy új trendeket fedezzek fel a vendéglátásban 

Bemutatjuk a Klasszis TopDesign 2024 zsűrijének egy újabb tagját, a linzi designhotel igazgatóját, Lisa Sigl-t.
Rodrigo Tellez Acosta: Szeretem a meglepetéseket

Rodrigo Tellez Acosta: Szeretem a meglepetéseket 

Senior Interior designer a Lissoni Associati-nál. A Klasszis TopDesign 2024 zsűrijének tagja.
Ariana Grüll: Az építészeknek túl kell lépniük a nemzetközi trendek puszta követésén

Ariana Grüll: Az építészeknek túl kell lépniük a nemzetközi trendek puszta követésén 

A Klasszis TopDesign 2024 verseny egyik zsűritagja, Ariana Grüll a tavalyi versennyel kapcsolatos tapasztalatairól mesélt, és arról, hogy mit vár az idei pályaművektől.