A 8 lépéses javaslat egy három szakaszos kutatás eredményeként jött létre, amelyben a pályázási folyamat mellett a pandémia hatását is vizsgálták.

Az elmúlt évek során számos kihívás érintette a konferencia- és üzleti rendezvényszektor résztvevőit, amelyre a gyors alkalmazkodó képesség, rugalmasság és hatékony eszközök működésének elsajátításai jelentettek megoldást. A Magyar Kongresszusi Iroda (MKI) a nemzetközi üzletszerzés, desztinációmarketing mellett a többi között a nemzetközi piaci trendeket kutatja, így a külföldi jó gyakorlatokat is rendszeres megosztja a szakmával.

Ez az első ilyen jellegű tanulmány

A konferenciák tender folyamatáról ez idáig nem készült feltáró tanulmány, így a trendek vizsgálata és ismertetése mellett, a mára már elavult pályázási folyamatra készített útmutató, hiánypótló anyag a szakmában. A szeptemberben közzétett kutatási eredményt a Conferli tagokkal, többek között az MKI-val is megosztották, akik hírlevelükben ismertették szakmai partnereikkel.

„A most elkészült tanulmány is alátámasztja az eddigi hipotézisünket, mely szerint számos szövetségnek nincsen előre meghatározott tender folyamata, ahol pedig egy állandó módszertan szerinti történik a kiértékelés, legtöbbször hagyományos szempontrendszert alkalmaznak. A Kongresszusi Iroda a city support, site visitek, helyszín és szolgáltatás ajánlások előtt már a tender folyamatban is segíti a pályázó szövetségeket, egyetemeket. A Conferli cikkben felvázolt lépések alkalmazásával a pályázás folyamata sokkal átláthatóbbá, hatékonyabbá válik azáltal, hogy kevesebb, azonban jobb minőségű anyagok érkeznek a szövetségekhez. Ezzel együtt minden esetben javasoljuk az előre meghatározott tender folyamat beépítését a szövetségek munkájába”, mondta a témával kapcsolatban az MKI ügyvezető igazgatója, Békefi Anna.

Hogy jött létre?

A tanulmány három különböző módszertan eredményeként jött létre: közel 40, főként európai szövetség képviselője vett részt a kvantitatív kutatásban, amit egy Zoom megbeszélés követett egy szűkebb, 10 fős csoporttal, végül két UIA kerekasztal beszélgetésen elemezték a pályázási folyamathoz köthető kérdéseket. A riportból fény derült arra, hogy bár kisebb eltérések vannak az egyes szövetségek eljárásmódjai között, nagyrészt több éves tapasztalaton és nem piaci sztenderdeken alapulnak. Általánosságban két típusú tender folyamat jellemző:

1.)   Centralizált/ Központilag irányított eljárás: A pályázati folyamatot maga a szövetség vezeti. Közvetlenül keresik meg az egyes tagokat, desztinációkat vagy helyszíneket, de más érdeklődők is jelentkezhetnek.

2.)   Hagyományos eljárás: Helyi „host” bevonásával történik. Különböző konstrukciókban lehetséges: egy helyi fogadócsoportot kérnek fel az ajánlattételre, vagy minden szövetségi tag megkapja a felhívást, vagy a helyi „host” keresi fel a szövetséget és mutat érdeklődést. Ez a típus legtöbbször a Kongresszusi Irodák bevonásával történik.

Ezek az általános pályázási folyamat lépései

Míg az elmúlt években leginkább a hagyományos eljárás volt a jellemző, a tanulmányból az a trend látszódik, hogy elkezdődött egy váltás a központilag irányított típus felé. Az áttérésre egy 8 lépésből álló javaslatot fogalmaztak meg:

1.)   Döntésre vonatkozó alapszabály vizsgálata

2.)   Legfontosabb, döntő tényezők meghatározása

3.)   Rotációs rendszer kialakítása

4.)   Döntés a támogató szolgáltatásokról

5.)   Célok kitűzése

6.)   Döntés az esemény logisztikájáról

7.)   Döntés a helyi közösség bevonásáról

8.)   Saját RFP formanyomtatvány létrehozása, beleértve a pontozási táblázatot is

A pályázati eljárásokban egyre többször szerepel a fenntarthatóság, legacy, illetve a sokszínűség, egyenlőség és befogadás témaköre is, amit számos magyar PCO is megerősített az MKI által szeptember elejére szervezett PCO szakterületi egyeztetésen. Az új szempontok közül, a fenntarthatóság jelenik meg a leghangsúlyosabban, így első körben ebben a témában nyújt támogatást Partnerei számára az MKI, a desztináció fenntarthatósági indexálásának GDS szakértőivel elindított folyamatával, egy dedikált fenntarthatósági koordinációs pozíció megnyitásával és egy, az ágazatot érintő fenntartható desztinációs stratégia kidolgozásával. A hosszú távú fenntarthatósági stratégiát a nemzetközi GDS-Movement csapatával együttműködve fejlesztik, melynek első lépéseként 2022. október 26-án egy közös workshop kerül megrendezésre a szakma képviselőivel, a GDS vezetőjének és elkötelezett aktivistájának, Guy Bigwood-nakszemélyes iránymutatásai mentén.

A cikkben szereplő teljes tanulmány a következő linken érhető el: https://www.conferli.com/news/whitepapers