Az 1968-ban alapított IAPCO (Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége) nemzetközi konferenciák, kongresszusok és különleges események szervezőit és vezetőit tömörítő nonprofit szervezet. A szövetség alábbi állásfoglalásában összegzi mindazt, amit sok évtizedes tapasztalata alapján fontosnak tart egy konferenciaszálloda kialakításánál és hatékony működtetésénél. (Az anyag nem foglalkozik azzal az esettel, amikor a szálloda kiállítási területtel is rendelkezik.)

Amennyiben egy konferencia szállodában kerül megrendezésre, azokat a szolgáltatásokat és lehetőségeket, amelyeket normál körülmények között egy jó hotel biztosíthat, kétféleképpen egészíthetjük ki:

a) ha a konferencia sikere érdekében biztosítjuk a PCO (Professional Congress Organizer = konferenciaszervező) elvárásainak megfelelő szolgáltatásokat,

b) ha a szálloda vezetősége felismeri, hogy a konferenciák megrendezése jóval nagyobb rugalmasságot és gyakorlatot igényel, mint a „normál üzem”, különös tekintettel az időbeosztásra, ami ilyen nagy csoportok esetében sokkal kritikusabb, mint az egyéni vendégeknél.

Konferenciatermek

A) A konferenciaszállodának az általa célba vett piac igényeinek megfelelő méretű nagyteremmel, több kisteremmel és kizárólag a konferencia résztvevőinek mozgását lehetővé tevő közlekedőterekkel kell rendelkeznie.

B) Az összes teremben biztosítani kell a megfelelő szellőzést (de nem huzatot!), a fűtést és légkondicionálást. A hozzájuk tartozó berendezéseket egyedileg és a teremből is lehessen szabályozni.

C) A termeknek természetes világítással kell rendelkezniük, és fel kell szerelni őket alapvető elektromos eszközökkel, amelyek lehetővé teszik tolmácsberendezések rákapcsolását, valamint bárhol hozzáférhető kapcsolókkal, elegendő számú elektromos foglalattal és tartalék hosszabbító kábelekkel.

D) Meg kell oldani az üléstermek elsötétítését.

E) A nagyteremben – és lehetőség szerint a többi ülésteremben is – biztosítani kell az alapvető színpadtechnikai és audiovizuális eszközöket. A felszerelésekhez tartoznak az illeszthető pódiumelemek, egy felszerelt pulpitus, diavetítő, írásvetítő, mutatópálcák, vetítővásznak és a terem belsejéből egy szabályozható hangosító berendezés. A konferenciák lebonyolításához gyakorlott műszaki szakemberek közreműködésére van szükség. A technikai személyzet és az előadók közötti kapcsolatot – telefonon vagy más módon – meg kell teremteni.

F) Az üléstermeknek elég magasnak kell lenniük ahhoz, hogy a vetítővászon a hátsó sorokból is jól látható legyen.

G) Ahol az üléstermek oszthatók, a szeparálásnak egyben megfelelő hangszigetelést is kell jelentenie.

H) A konferenciaszervezőknek ismerniük kell az összes terem kapacitására vonatkozó adatokat. Elengedhetetlenül fontos kellék az üléstermek méretarányos alaprajza. Ezen fel kell tüntetni a világítás- és fűtéskapcsolók, az elektromos csatlakozók és telefondugaszok helyét, a különböző ülési módozatokat, a székek számát, az oszlopok (pillérek) és más akadályok helyét, az ajtókat, ablakokat, faliszekrényeket és a vészkijáratot.

I) A szervezők számára zárható raktárhelyiséget és azok kulcsait már legalább 24 órával a konferencia kezdete előtt és az alatt végig kell biztosítani. Lényeges, hogy széfet is igénybe lehessen venni.

J) A szervezők és a konferencia titkársága részére irodákat kell biztosítani a fő ülésterem közelében.

K) A delegátusok számára elfogadható áron fénymásolási lehetőséget kell nyújtani.

A menedzsment

A) A szálloda vezetőségében helyt kell kapnia egy konferenciamenedzsernek is, akinek elsődleges feladata a kapcsolattartás a szálloda üzemeltetői és a konferenciaszervező között. A konferenciamenedzsernek kell gondoskodnia arról, hogy a szálloda személyzete megfelelően tájékozott legyen a konferenciák és a konferenciaszervezők speciális igényeit illetően.

B) A konferenciaszervező és a szálloda vezetősége között elengedhetetlen a teljes bizalom; a felmerülő problémákat még a konferencia kezdete előtt meg kell beszélni és meg kell tudni oldani.

C) A vezetőségnek biztosítania kell, hogy a szálloda érintett részlegei, a szálloda által kijelölt külső szállítók és a konferenciaszervező (PCO) legalább egy hónappal a konferencia előtt találkozhassanak. Ez az ülés lehetővé teszi, hogy a szálloda érintett személyzete és a tanácskozás szervezői megismerhessék egymást, összehangolják a munkaterveket, tisztázzák a kötelezettségeket és a felelősség kérdését, illetve kezeljék az utolsó részleteket is.

D) Az üléstermek felszereléséhez, berendezéséhez szükséges építési és bontási időt a szerződésben kell rögzíteni.

E) A szálloda konferenciamenedzserének – akinek teljes mértékben tisztában kell lennie a szálloda által vállalt kötelezettségekkel – a konferenciaszervező számára a konferencia ideje alatt, de már a berendezés időszakában is folyamatosan elérhetőnek kell lennie, hogy koordinálhassa a hotel különböző részlegeinek a munkáját, elháríthasson minden apró akadályt, még mielőtt azok megoldhatatlanná válnának, s hogy meg tudjanak beszélni minden szükségessé váló változtatást.

F) A szálloda vezetőségének dolga a személyzet valamennyi tagjának ellenőrzése; a konferenciaszervezőnek ne kelljen olyan dolgokért „könyörögnie”, netán külön fizetnie, ami egyébként a hotel személyzetének a feladata.

G) A konferencia résztvevőivel – akár a konferenciaszállodában laknak, akár nem – egy jó szálloda minden vendégének kijáró udvariassággal és gondoskodással kell bánni.

H) A szálloda vezetőségének tájékoztatnia kell a konferenciaszervezőt a hotel tűzvédelmi és biztonsági előírásairól.

Vendéglátás

A) Amennyiben a delegátusok a szálloda éttermében étkeznek, akkor vagy külön területet kell számukra fenntartani vagy egyéb intézkedéseket kell tenni: különösen a reggelinél kell ügyelni a delegátusok pontos, és a megállapított időkereten belül történő kiszolgálásra.

B) A konferencia résztvevőinek – akár a szállodában laknak, akár nem – kiszolgálását nem lehet a többi vendég ellátásának alárendelni.

Megközelíthetőség

A) Egy nagy szállodában külön bejárat kívánatos a konferenciaszolgáltatások igénybevételéhez, külön ruhatár és a résztvevők számára elkülönített szállodai regisztrációs pult. A konferencia regisztrációs területén szükséges egy komputer elhelyezése.

B) A személygépkocsik és az autóbuszok számára parkolási lehetőséget kell biztosítani, az odavezető útnak buszok számára is járhatónak kell lennie.

C) A konferenciaszállodában megfelelő eligazító táblákat kell kihelyezni, amelyek segítségével az üléstermek és más konferenciaszolgáltatások könnyen megtalálhatók.

D) A konferencia szolgáltatásait a mozgáskorlátozottak számára is elérhetővé kell tenni; a szálloda vezetőségének tájékoztatnia kell a PCO-t a mozgáskorlátozott vendégek érdekében tett intézkedésekről.

Irodák és telefonvonalak

A) A konferencia elnökének és a PCO-nak telefonnal, telefaxszal és adatátviteli vonalakkal ellátott irodákat kell a rendelkezésére bocsátani. Szükség esetén gondoskodni kell további vonalakról is.

B) Egy hatékonyan működő telefonközpont elengedhetetlen; a munkatársaknak a konferencia ideje alatt minden szükséges információt meg kell tudniuk adni, ismerniük kell a konferencia elnökének, főtitkárának, a konferenciaszervezőnek és más kulcspozícióban lévő embereknek a nevét, telefonszámát és a szükséges mellékállomásokat.

C) Nagyon fontos, hogy a telefonszámokat (a mellékeket is) a konferenciaszervezők előzetesen megismerjék, hogy azokat a konferencia programfüzetében feltüntethessék.

D) Megfelelő számú, nemzetközi vonal hívására is alkalmas nyilvános telefonkészüléket kell a delegátusok rendelkezésére bocsátani (hitelkártyával működő készüléket és faxot is).

Egyéb szolgáltatások

A) Az üléstermeket és a konferenciához kapcsolódó egyéb területeket mindennap, az ülés kezdete előtt ki kell takarítani, a hamutartókat kiüríteni, és a termekbe naponta többször friss jeges vizet bekészíteni. Szeméttartóknak és a hulladék eltakarításához szükséges eszközöknek folyamatosan rendelkezésre kell állniuk.

B) A ruhatárak nyitva tartását az ülések idejéhez kell igazítani. A konferenciatermek közelében lévő mosdók takarítását folyamatosan kell végezni.

C) A portaszolgálatot a konferencia teljes ideje alatt biztosítani kell, segítve ezzel a delegátusok és a konferenciaszervező munkáját.

D) A PCO-nak ismernie kell a szállodában elérhető elsősegélynyújtó helyet.

E) A konferenciapiacon növekvő érdeklődés mutatkozik a zártláncú televíziók és az elektronikus üzenetközpontok iránt.