Tudatosság, hatékonyság, felelősségvállalás – ezek lesznek a koronavírus utáni időszámítás kulcsszavai az élő üzleti rendezvényeket szervezők és a kapcsolódó iparági szereplők szempontjából. A 2020. szeptember 10-én tartott Power of Live Events Konferencián már rögtön a belépésnél lehetett látni, hogy sok minden megváltozott. Fertőtlenítő kapu digitális lázmérővel, amihez elég a csupán a csuklót a kijelző elé tartani; maszkos, kesztyűt viselő hostessek segítettek egyebek mellett a liftek kezelésében, hogy csökkenteni lehessen az összefogdosott felületek számát; rendszeresen fertőtlenített székek, asztalok, és mikrofonok; egyenként előkészített ebédcsomagok; a megfelelő színű karszalaggal pedig szavak nélküllehetett jelezni, ha esetleg valaki nagyobb távolságot szeretett volnatartani. Ezen elemek summázásaként a legfontosabb mindenképpen az, hogy az élőkonferencia bebizonyította: a megfelelő feltételek kialakításával és felkészült szervezői csapat bevonásával Magyarországon lehet akár több száz fős rendezvényt szervezni a járványügyi szabályoknak megfelelően. Hiszen az 500 fő feletti korlátozás csak a zenés-táncos rendezvényekre vonatkozik, azokon kívül egyetlen más rendezvénytípusnál nincs létszámkorlátozás.
A Power of Live Events Konferencia nyitányaként prezentált, 200 nemzetközi nagyvállalatot érintő UNICEO-kutatás rögtön figyelemfelkeltő felütéssel szolgált a rendezvényszakma tekintetében. 2021 első negyedévében a megkérdezett vállalatok 64%-a szeretne továbbra is rendezvényt szervezni, a válaszadók egyharmada pedig a járványhelyzetet megelőző büdzsével számol. Ha valamelyest csökkenteni is kell az üzleti rendezvényekre fordított költségeket, akkor az elsősorban a vendégeknek szánt ajándékokat, a szórakoztató kiegészítő programokat, illetve a látványos dekorációkat/installációkat érintheti. Arendezvények összesített száma azonban csak nagyon minimálisan változott, ami pozitív kilátással kecsegteti a hazai rendezvényszakmát.
A külföldi előadók sorát Jens Oliver Mayer, a Jack Morton Worldwide ügyvezetője nyitotta, aki lendületesen, látványos példákkal illusztrálta, hogy a hazai rendezvényszakma hogyan tudna a jövőben profitálni a tökéletesre csiszolt felhasználói élményből és a big data korában a lehető legokosabban felhasznált adatokból. Jan Oršič pedig a Ljubljana Convention Bureau vezetőjeként adott megszívelendő szakmai tanácsokat, hogy a rendezvényszakma miként tudja a koronavírus által kikényszerített majdhogynem teljes leállás során is megszólítani a megfelelő célcsoportokat, egyben megtartani a legfontosabb partnereket.
A Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetsége (MaReSZ), a Magyar Beutaztatók Szövetsége (MABEUSZ), a Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége (MSZÉSZ), a Magyar Utazási Irodák Szövetsége (MUISZ), a Turisztikai és Vendéglátó Munkaadók Országos Szövetsége (VIMOSZ) elnökei a Budapest Convention Bureau szakmai igazgatójával ezt követően a kapcsolódó iparágak és a több mint 100 ezer érintett munkavállaló kilátásait és lehetőségeit részletezték. Az iparági vezetők a legfontosabb feladatként a magasan képzett, nemzetközi szinten is piacképes szakmai tudással rendelkező magyar munkaerő megtartását azonosították, sürgetve az erről folyó, mielőbbi, legmagasabb szintekig felérő diskurzust. Hiszen megfelelő magyar munkaerő nélkül a leállást követően a komplett szakma is sokkal nehezebben indulhat újra.
„A jelenlegi helyzetben most mindannyiunknak közösen, vállvetve kell dolgoznia, hogy segítsük az iparági dolgozókat, és meg tudjuk erősíteni a pozíciónkat a nemzetközi rendezvénypiacon. Közös érdek, hogy minőségi turistákat hozzunk egy élhető városba, a fenntarthatósági szempontokat is szem előtt tartva. Nem győzzük elégszer hangsúlyozni, hogy Budapest és a magyar szakma felkészült és képes több száz fős, az aktuális járványügyi szabályoknak megfelelő üzleti rendezvényeket szervezni és lebonyolítani. Ezen üzenet országhatárokon is átívelő eljuttatásáhozés az üzleti rendezvénypiac fellendítéséhez proaktív, megoldásközpontú attitűdre és az egész szakma összefogására szükség van. Ezzel a konferenciával ennek az összefogásnak tettük meg az első jelentős lépését” – emelte ki Békefi Anna, a Budapest Convention Bureau szakmai igazgatója.
„A főváros képviseletében azt tartom a legfontosabb feladatunknak és a konferencián is sürgetett összefogás egyik legfőbb céljának, hogy közösen megteremtsük a keretet, amellyel vonzóvá tehetjük Budapestet az idelátogató üzleti utazók számára. Megfelelő reprezentációval és iparági párbeszéddel elérhetőnek tartom, hogy az egyszeri üzleti turistából visszatérő szabadidős turista váljon. Ebből pedig végeredményben minden érintett szereplő, a főváros és Magyarország is egyaránt profitálhat”– mondta Faix Csaba, a BFTK Nonprofit Kft. ügyvezetője.
Visszatérő témaként a nap során többször is szó esett az élő rendezvények előnyeiről a digitális vagy hibridrendezvényekkel szemben. Az előadók túlnyomó része az élő rendezvények által nyújtott előnyök mellett érvelt. „Eltérő eszköztárjaikkal a digitális rendezvények ugyan részben támogathatnak egyes vállalati célokat, ám sem üzletkötés, sem a munkavállalók bevonása és megtartása, sem pedig élményteremtés szempontjából nem érnek fel az élő rendezvényekhez. A konferenciánkon résztvevő szakmai közönségnek és vállalati partnereknek is sikerült bebizonyítanunk, hogy a megfelelő óvintézkedések betartásával egy több száz fős élő rendezvény is biztonságosan lebonyolítható a jelenlegi helyzetben is. Ezúton is hálásan köszönöm, hogy megajándékoztak minket és a magyar rendezvényszakmában dolgozókat a jelenlétükkel és a bizalmukkal” – mondta Kassai Zsolt, a Special Effects International vezérigazgatója, a rendezvény és a programsorozat egyik ötletgazdája.
A szakmai konferenciát követően a Március 15. téren és a Szépművészeti Múzeumnál úgynevezett „Get-Together” eseményt és koncerteket tartottak, a figyelemfelhívó kampány Budapest számára mindenképpen leglátványosabb részeként pedig szeptember 10-én este 8-kor kék színbe borultak fővárosunk legszebb nevezetességei
