A szállodás szakemberek egyik legnagyobb problémája talán az lehet egy szállodaláncban, hogyan hangolják össze az egyes házakat, azok értékesítési stratégiáit, a különböző árakat stb. Nyilvánvaló, hogy vállalati szinten a lehető legnagyobb bevételt szeretnék elérni, ehhez viszont elkerülhetetlen, hogy az egyes tagszállodák között megszüntessük a versenyt. Előfordulhat ugyanis, hogy egy nem kellően összehangolt értékesítési politika folytán a láncban két vagy több ház kezd egymás árai alá ígérni egy-egy nagyobb rendezvény vagy csoport megnyeréséért. Ennek kiküszöbölésére az egyik legjobb megoldás egy központi foglalási rendszer, amelyet az angolszász területen CRS-nek, azaz Central Reservation Systemnek neveznek.

Mindent egy helyről

A CRS rendszereknek tehát általánosságban az a feladatuk, hogy egységesítsék, összehangolják az értékesítést, de vajon hogyan működnek a napi munkában?

A CRS működésének alapfeltétele, hogy megfelelő információs adathálózat álljon rendelkezésre a szükséges kommunikációhoz, ami annyit tesz, hogy minden háznak csatlakozással kell rendelkeznie a vállalati hálózathoz.

A központi foglalási rendszereket úgy alakították ki, hogy azokban gyakorlatilag ugyanúgy lehessen foglalni, mint egy önálló szállodába. Tehát lehet egyéni vendégnek szobát foglalni, de akár csoportokat és különböző kontingenseket is befoglalhatunk. A foglalási rendszernek továbbá nyilván kell tartania, hogy mely szállodában vannak még kiadható szobák egy adott időszakban, valamint rendelkezniük kell különböző interface-ekkel (kapcsolódási felület) annak érdekében, hogy például GDS-es vagy internetes foglalásokat tudjon fogadni. A beérkezett foglalásokat természetesen továbbítja a CRS az egyes házakhoz. Ennek több megoldási lehetősége is létezik. Egyirányú információáramlást tesz lehetővé az e-mailen, illetve faxon elküldött foglalás. Ezzel ellentétben az elektronikusan, interface segítségével megvalósított kapcsolat lehetővé teszi, hogy a CRS foglalásokat küldjön on-line jelleggel, míg a helyi rendszer frissítse a CRS rendszerben lévő rendelkezésre álló szobákat (availability). Ez utóbbi megoldással lehet a leggyorsabban és legmegbízhatóbban végrehajtani egy központi foglalást, és mindemellett egy kézben összpontosulhat a szállodalánc árstratégiájának megvalósítása is.

Mindent a vendégekért, mindent a vendégekről!

A CRS rendszerek akkor lehetnek igazán hatékonyak, ha rendelkezésre áll egy m i n d e n részletre kiterjedő vendéginformációs adatbázisrendszer, amelyet CISnek, azaz C u s t o m e r Information Systemnek szoktak nevezni. A központi információkat sokféle dologra használhatjuk. Gyorsíthatja a munkát a recepción, de akár különböző törzsvendégakciók szervezéséhez is használhatjuk. A CIS rendszerekben olyan adatokat tárolhatunk és használhatunk fel, amelylyel központilag oldhatjuk meg a különböző vendégprofilok tárolását, a vendégek szobaválasztási preferenciáit, eddigi fogyasztását, illetve hogy mennyi vendégéjszakát, milyen áron vettek igénybe szállodáinkban. Ez utóbbi adatok alapján különböző akciós programokat kínálhatunk fel vendégeink részére, de megoldható az ún. TAP (Travel Agency Processing) funkció is, ami az utazási irodák központi elszámolásában nyújt segítséget.

A CIS a napi munkában a következőképpen működik. A potenciális vendég a lánc egyik tagszállodájában foglal magának egy szobát. Ekkor a szállodában ellenőrzik, hogy a lokális rendszerben vagy a CIS-ben létezik- e a vendégnek kartonja. Ha nem, akkor létre kell hozni a foglalás helyén, amit a rendszer automatikusan továbbít a CIS felé, így elérhetővé válik a karton (profil) a lánc többi tagjánál is, tehát amikor más házban történik foglalás, már rendelkezésre áll minden lényeges adat a vendég kedvenc szobatípusától kezdve az alkalmazandó árkódig.

Természetesen a legújabb ún. Multi Property rendszereknél már mind a helyi rendszert, mind a CRS/CIS-t is egy teljesen intergrált rendszerbe tömörítették, ahol már szinte összeolvadnak a funkciók, de ezekkel a rendszerekkel egy-két kivételtől eltekintve még nem igazán találkozhatunk Magyarországon, de a jövő mindenképpen ebbe az irányba mutat a versenyhelyzetre felkészült szállodaláncok számára.