Ezek a szabályok beléptetőkártyás munkaidő nyilvántartás esetén

A COVID-19 jelentős változást hozott az irodahasználati szokásokban, ennek következtében hosszabb távon a hibrid munkavégzés hódíthat teret. De felmerülhet a kérdés, miként tartható be, hogyan ellenőrizhető az irodai jelenlét egy ilyen rendszerben. 

Talán a legkézenfekvőbb megoldás a szinte valamennyi modern irodaház által alkalmazott beléptetőrendszer és beléptetőkártya, mellyel az ilyen épületekben dolgozó minden munkavállaló rendelkezik. A Deloitte szakértői megvizsgálták, hogy használható-e munkaidő-nyilvántartásra a kártya, és melyek a beléptetőrendszerek adatvédelmi vonatkozásai. 

A beléptetőrendszerek alkalmazása több célt is szolgálhat egyszerre: az épületbe belépők azonosítása mellett a kártyák által tárolt adatokat a munkáltatók gyakran összekötik a munkaidő-nyilvántartó rendszerekkel. A GDPR-ban meghatározott szabályok alapján személyes adatnak minősül a munkavállaló munkaidejének kezdete és vége, a munkaközi szünetek és a szabadság időtartama is, vagyis minden olyan információ, amely a munkavállaló épületen belüli-, és kívüli mozgását eredményezi. Tehát először meg kell határoznunk, hogy ki kezeli a beléptetőrendszer által tárolt adatokat. 

Nagyobb irodaházak esetén általános gyakorlat, hogy a beléptetőrendszert az épület üzemeltetője működteti, a munkáltatók, mint az irodaterületek bérlői pedig csak bizonyos események, incidensek kapcsán kapnak adatot, vagy rendszeres adatszolgáltatás keretében. „Természetesen, ha a beléptetőkártya és a munkaidőnyilvántartás összekapcsolásra kerül, akkor a munkáltatók is kézhez kaphatják a munkavállalók mozgására vonatkozó adatokat”, hívja fel a figyelmet dr. Kustos Petra, a Deloitte Legal adatvédelmi szakértője. „Akármelyik eset is érvényesüljön, az adatkezelő és adatfeldolgozó pozíciók rögzítése mindig rendkívül fontos, ugyanis a GDPR eltérő kötelezettségeket határoz meg kettejük tekintetében.”

Felmerülhet a közös adatkezelés esete is: ilyenkor célszerű szerződésben rendelkezni a felelősségmegosztásról. Az adatkezelőnek az adatfeldolgozóhoz képest többletkötelezettségei vannak, az adatfeldolgozó pedig csak abban az esetben tartozik felelősséggel az adatkezelés által okozott károkért, ha nem tartotta be a GDPR-ban meghatározott kötelezettségeket, vagy ha az adatkezelő jogszerű utasításait figyelmen kívül hagyta, vagy azokkal ellentétesen járt el.

Mire kell figyelni a beléptetőrendszerek alkalmazásakor? 

Mivel a beléptetőrendszer alkalmazása személyes adatok kezelésével jár, a GDPR rendelkezései szerint szükséges eljárni. Az adatkezelőnek meg kell határoznia az adatkezelés célját és jogalapját, és az érintetteket megfelelően tájékoztatnia kell. A beléptetőrendszerek alkalmazása esetén minden esetben szükséges az érdekmérlegelési teszt elvégzése, amelyben az adatkezelőnek többek között az alábbiakat kell bemutatnia: 

  1. A személyes adatokat csak az adott célok elérése érdekében kezeli (pl. személy-és vagyonbiztonság, munkaidőnyilvántartás).
  2. Csak annyi adatot kér be, amennyire ténylegesen szükség van (pl. vendég belépésekor nem fénymásol személyigazolványt, amelyről a NAIH több határozatában is kimondta, hogy jogellenes).

A felsoroltak csupán néhány tennivaló az adatkezelő kötelezettségei közül; a GDPR további előírásokat is megállapít, például az adatok tárolásakor biztosítani kell a megfelelő védelmet, továbbá az adatokat csak a megőrzési időn belül szabad kezelni, tehát annak lejártát követően törölni szükséges. „Felhívjuk a figyelmet továbbá arra is, hogy az irodai beléptetőrendszerek alapján készült jelenlét-nyilvántartások nem alkalmasak arra, hogy a munkáltató által kötelezően vezetendő munkaidő-nyilvántartásként szolgáljanak” – teszi hozzá a szakértő.

A biometrikus beléptetőrendszerekre még szigorúbb szabályok vonatkoznak

A biometrikus adatokon alapuló beléptetőrendszerek esetében még szigorúbbak az adatkezelésre vonatkozó követelmények. AzEurópai Adatvédelmi Testület legújabb állásfoglalása szerint az ilyen érzékeny adatokon alapuló beléptetés csak és kizárólag szigorúan indokolt esetben lehetséges. Például, ha egy gyártó üzem know-how technológiát alkalmaz, amely nyilvánvalóan egy magasabb fokú vagyonbiztonságot tesz indokolttá. Ezekben az esetekben az adatvédelmi hatásvizsgálatot is el kell végezni a tervezett adatkezelés kapcsán, amelyhez szükséges az adatkezelés körülményeinek és következményeinek megfelelő bemutatása, kiértékelése, valamint a kockázatcsökkentő intézkedések prezentálása.

Forrás: Hrpwr


Megvan az Év kerékpárútja

Megvan az Év kerékpárútja  

Az Év kerékpárútja címet hatodik éve dönti el szavazással a nagyközönség, idén a Murakeresztúr kör nyerte el a címet 2938 szavazattal.
Nosztalgiagőzös és galambröptetés Fehérváron

Nosztalgiagőzös és galambröptetés Fehérváron 

A pünkösdi hétvégén tovább pezseg a székesfehérvári kulturális élet.
Felgyorsult a Balaton vizének melegedése

Felgyorsult a Balaton vizének melegedése 

A klímaváltozás nemcsak a vízmelegedést hozta el.
Zárva marad a hévízi tófürdő központi épülete

Zárva marad a hévízi tófürdő központi épülete 

Szigetfürdőt terveznek a látogatóknak.
Új elemekkel bővül Zalaegerszeg legnagyobb fesztiválja

Új elemekkel bővül Zalaegerszeg legnagyobb fesztiválja 

Új elemként belvárosi korzót is nyitnak a helyi kereskedőkkel együttműködve, illetve gimnazisták saját szervezésű programjait is színpadra viszik.
Lesz-e változás jövőre az Utazás Kiállítás megjelenésében és üzenetében?

Lesz-e változás jövőre az Utazás Kiállítás megjelenésében és üzenetében? 

A beszélgetés résztvevői egyetértettek abban, hogy a 2025-ös kiállítás kapcsán szervezett B2B workshop sikeres volt, amelyet 2026-ban szeretnének továbbfejleszteni.
Éttermi cigányzenei pályázat: nem élhetünk muzsikaszó nélkül

Éttermi cigányzenei pályázat: nem élhetünk muzsikaszó nélkül 

Június 1-től akár 140 zenekar muzsikája szólhat országszerte a vendéglők, kávéházak és bisztrók teraszain.
NGM: áprilisban ennyivel többet költöttek a SZÉP-kártya tulajdonosok

NGM: áprilisban ennyivel többet költöttek a SZÉP-kártya tulajdonosok 

2025. január-április között a SZÉP-kártya feltöltések összértéke meghaladta a 169 milliárd forintot.
Teknősök az úton – a közlekedők segítségét kérik a természetvédők

Teknősök az úton – a közlekedők segítségét kérik a természetvédők  

Előfordulhat, hogy a teknősök a kertekbe is betévednek, ahol az ott élő kutyák nehezíthetik meg a dolgukat.
Milyen lesz az idei szezonkezdés a Balatonnál?

Milyen lesz az idei szezonkezdés a Balatonnál? 

Munkaerőhiány, elöregedő vállalkozói kör, megnövekedett költségek és rövidülő nyári főszezon – ezekkel a nehézségekkel kell szembenézni a balatoni vállalkozóknak.

Interjú

Nagybor vagy semmi

Nagybor vagy semmi 

A Jammertal Borbirok ( JBB ) társtulajdonosa, dr. Szűcs Róbert a vörösbor helyzetéről, kihívásairól.
Szerepi Szabolcs: Aki kóstolja a borainkat - többet szeretne tudni róluk

Szerepi Szabolcs: Aki kóstolja a borainkat - többet szeretne tudni róluk 

Borturizmusról és fejlődésről mesélt nekünk az Etyeki Kúria üzletfejlesztési-és cégvezetője.
Lisa Sigl: Alig várom, hogy új trendeket fedezzek fel a vendéglátásban

Lisa Sigl: Alig várom, hogy új trendeket fedezzek fel a vendéglátásban 

Bemutatjuk a Klasszis TopDesign 2024 zsűrijének egy újabb tagját, a linzi designhotel igazgatóját, Lisa Sigl-t.