Egy új kolléga integrációja nem az első munkanapon kezdődik, hanem már abban a pillanatban, amikor a cég ajánlatát elfogadja, a két esemény között pedig akár egy hónap is eltelhet. A munkaadó feladata ez idő alatt, hogy fenntartsa a kapcsolatot az új munkatárssal: fontos, hogy érezze, várják az érkezését, számítanak rá és a munkájára, ezzel a későbbi pozitív munkavállalói élmény is elősegíthető.

Milyen a jó onboarding?

A belépő munkatárs integrálása a vállalat rendszerébe leginkább akkor hatékony, ha a folyamat gyakorlatközpontú és interaktív. A legeredményesebb módja ennek az „on the job” tréning, aminél az új kolléga figyelheti a mentort munkavégzés közben, így nem csak az elvégzett munkával, hanem a cég belső folyamataival, rendszerével és infrastruktúrájával is megismerkedhet. Ez a módszer különösen nagy előnyökkel járhat, mert így rövid idő alatt sok információt gyűjthetnek be a szervezet működéséről az új kollégák. Fontos, hogy ezek az információk később könnyen visszakereshetőek legyenek az új munkatárs számára, ezért érdemes digitális formában hozzáférhetővé tenni a segédanyagokat.

Az onboardinghoz kapcsolódik az informális beilleszkedési folyamat is, aminek az elején a vezetők és a munkatársak is tájékoztatást kapnak az új kolléga érkezéséről, szakmai és személyes hátteréről – például, hogy mi az illető hobbija. Ezekkel elősegíthetőek a későbbi beszélgetések.

Jelentős problémát okozott a cégeknek, hogy járványhelyzet miatt az újonnan érkező munkavállalók nem, vagy csak korlátozottan találkozhattak személyesen a közösséggel. Ilyen esetekben a dolgozói elköteleződés is nehezebben alakítható ki. Különösen fontos, hogy a korábbi közösségi programok, csapatépítők megmaradjanak. A szervezésnél a cégek kénytelenek alkalmazkodni az éppen aktuális helyzethez, de az online tér nem pótolja a személyes találkozókat.

A visszajelzéseknek kölcsönösnek kell lenniük

A cégvezetők és a HR szakemberek belülről másképp érzékelik a folyamatot, ezért fontos, hogy a visszajelzés a munkavállaló és a munkaadó között kölcsönös és rendszeres legyen. Ebből mindkét fél profitálhat, mert így nem csak a beléptetési folyamat fejleszthető, hanem a munkavállaló is úgy érzi, hogy fontos a véleménye, ez pedig elősegíti a későbbi elköteleződést.

„Az onboarding folyamathoz kapcsolódó igények a technológiai változásokkal párhuzamosan módosulnak, amihez a cégeknek rugalmasan kell alkalmazkodniuk annak érdekében, hogy pozitív munkavállalói élményt tudjanak biztosítani. A vállalat a leghatékonyabban úgy teheti ezt meg, hogy folyamatosan monitorozza ezeket a szükségleteket, a meglévő rendszerrel kapcsolatos visszajelzéseket pedig konstruktívan igyekszik beépíteni a stratégiájába.” – mondja el Galgóczi Krisztina, a Profession.hu HR Business partnere.

A kölcsönös visszacsatolás közvetlen formája a legkifizetődőbb, ehhez viszont a munkaadóknak gondoskodniuk kell arról, hogy a munkavállalók is érezzék, hogy biztonságban elmondhatják a véleményüket, amit később diszkréten kezelnek az illetékesek. Ha az illetőnek kellemetlen valamiért egy ilyen a szituáció vagy nincs olyan helyzetben, hogy közvetlen visszajelzést tudjon adni a feletteseinek, érdemes beiktatni egy mentort a folyamatba, aki tolmácsolja az észrevételeit a vezetők felé.

Csoportdinamikai folyamatok feltárása

A munkavállalók beilleszkedésében és a kollégák kapcsolatainak megerősítésében is jelentős szerepe van a csapatépítő programoknak. Ezeket célszerű irányítottan szervezni és külön erőforrásokat allokálni rájuk. A hosszútávú eredményesség érdekében a cégeknek ajánlott felmérniük saját belső szervezeti folyamataikat akár egy külsős szakember – például pszichológus – segítségével, hogy kiderüljön, melyek az integrációs folyamat gyenge pontjai.