Milyen cég végezte a kutatást?

A közel 200 rendezvényért felelős vállalati vezető visszajelzésein alapuló tanulmány részletes képet ad az új rendezvényes stratégiákról, a virtuális és személyes részvételű eseményekről, valamint a tervezett költségvetés-csökkentésekről a vizsgált időszakban, azaz 2021 márciusig.

A genfi székhelyű nemzetközi szövetség magyarországi tagjai között is elvégezte a céges rendezvények jövőjét vizsgáló kutatását, amely a 2020 szeptembertől 2021 márciusig terjedő időszakot vizsgálta. A széles iparági lefedettségen túl, hazai és nemzetközi cégek rendezvényes terveit mutatja be a tanulmány.

 Rendezvényekre igény van

Az elmúlt hónapokban a rendezvényes szakma átalakult és új kihívások elé került minden érintett szakember. A kialakult helyzethez való alkalmazkodás komoly újratervezést igényelt a vállalati döntéshozók körében is, amely megváltoztatta a céges rendezvényeket érintő marketing, kommunikációs és HR stratégiákat.

Az új tendenciákat vizsgálva egyértelműen megállapítható, hogy a rendezvényekre, mint stratégiai eszközökre továbbra is nagy szükség van a cégek életében, de a rendezvény, mint kifejezés, mostantól a személyes részvételű események mellett a virtuális és hibrid események gyűjtőneve is lett.

Covid alatt alig csökkent a számuk

„Ha összehasonlítjuk a tavalyi év azonos időszakával a 2020 év végéig, illetve 2021 első negyedévig tervezett rendezezvények számát, meglepő eredményt kapunk: a rendezvények összszáma ugyanis minimálisan változik, csak milyenségükben következett be változás, ugyanis teret nyertek a virtuális események. Bár a cégek közel 20 százaléka semmilyen rendezvényt nem tervez márciusig, akik szerveznek, azok nagyon aktívak”. mondta Mantuano Mónika, a cég magyarországi elnöke.

Virtuális rendezvények, hibrid is sok lesz

A kitöltők több, mint fele 2020 év végéig virtuális eseményeket tervez. Azon cégek, akik személyes részvételű eseményt is szerveznek, 85 százaléka hibrid, vagy virtuális rendezvényt is tervez, tehát egyértelmű, hogy a virtuális rendezvények szerepe óriásit nőtt a koronavírus következtében.

Év végéig még átlagosan 5-6 rendezvényt terveznek a megkérdezett cégek, ami közel 1000 eseményt jelent a piacon. Az online megtartott események elsősorban oktatás, tréning, sajtótájékoztató, konferencia, vagy termékbemutató típusúak.

Lőttek a karácsonyi partiknak

Eltűntek viszont a palettáról a családi napok és a karácsonyi partik. Bár a személyes részvételű eseményeket sokan hiányolják, a válaszadók 58 százaléka sorolt fel előnyt a virtuális események kapcsán. Ezek legtöbb esetben a költség- és időhatékonyság, a tervezhetőség, rugalmasság, jobb mérési lehetőségek (ROI), valamint a környezetbarát hatás, a távolságok átértékelődése és a nemzetköziség lehetősége volt.  

Költség oldalon a megkérdezettek 60 százaléka kevesebb, mint 25 százalékát költi rendezvényekre a személyes részvételű események költségéhez képest.

Jönnek a budapesti programok

Bár jövő tavasszal jelentős emelkedés várható, mégis jóval elmarad a hagyományos típusú rendezvények száma a tavalyi évtől. A magyar cégeknél 47%, míg a nemzetközi vezetésűeknél 63% a visszaesés a rendezvények számában.

Budapest, vidék és külföld vonatkozásáan a céges oldalon ősztől a budapesti rendezvények veszik át a vezető szerepet a helyszíneket illetően, de a rendezvények száma még a fővárosban is 54 százalékos csökkenést mutat.

Költségvetés: digitális fölény

A költségvetéseket vizsgálva, a megkérdezettek 53 százaléka a korábbi költségkeretének kevesebb, mint 25-át költheti rendezvényekre (személyes, hibrid, virtuális egyaránt) év végéig, 29 százalékuk viszont 2021 első negyedévében már ugyanannyit költhet, mint az előző év azonos időszakában.

A csökkentett költségvetéssel dolgozók 60 százaléknem költi el és nem is csoportosítja át a rendezvényeken megspórolt összeget. Akik átcsoportosíthatják más marketing tevékenységre, azok 70 százalékban digitális marketingre költik.

A jövő rendezvényei

A jövő rendezvényeinek alappillérei:

a tudatosság (mind a cégstratégiában, a kapcsolat-építésben, a szokások megkérdőjelezésében, mind pedig a fejlődésben, újításokban);

a hatékonyság (költségcsökkentésben, belső erőforrások tudatosabb használatában, a virtuális vagy személyes formátumú rendezvények kiválasztásában);

a felelősségvállalás (dolgozók, azok családtagjai, a cég partnerei, ügyfelei, valamint márka/brand iránt) lesznek, hogy a rendezvények továbbra is kiemelt stratégiai eszközként segítsék a cégeket céljaik elérésében.