Az utazási költségek elszámolása az egyik legjelentősebb költséggel és legtöbb idővel járó teher a vállalatok számára. Ez a következtetése egy közelmúltban megjelent tanulmánynak, melyet a GBTA Foundation és a HRS készített, és amelynek keretében több mint 500 utazási ügyintézőt kérdeztek meg a világ minden tájáról. A tanulmány szerint a szállásfoglalást is tartalmazó üzleti utakról készített valamennyi útiköltség-elszámolás elkészítése átlagosan 20 percet vesz igénybe, és 53 euró feldolgozási költséggel jár. A folyamatba emellett gyakran csúszik hiba: körülbelül minden ötödik igénylés tartalmaz hibát, és minden javítás további 18 percet és 47 euró költséget jelent.

Németországban, ahol 175,8 millió üzleti utat bonyolítottak le tavaly a VDR üzleti utakra irányuló elemzése (VDR Business Travel Analysis) szerint, önmagában a feldolgozás költsége milliárdokra rúghat – és emellett ez jelentős időráfordítást is igényel az utazó munkavállalóktól is. Most jön a csavar: mivel ezek közvetett költségek, gyakran nem ismerik fel. „Amikor megtakarítási lehetőségek után kutatnak, a legtöbb vállalatnál csak a közvetlen költségekre figyelnek, mint például a vonatjegy, a repülés vagy a szállodai szoba ára. Sokkal nagyobb költségmegtakarítási lehetőséget rejt azonban az útiköltség-elszámolás feldolgozásának javítása. Ennek a kulcsa pedig egy automatizált és digitalizált folyamat, amely kiiktatja a kézi adatbevitel és a csatolt bizonylatok szükségességét” – mondja Tobias Ragge, a HRS ügyvezető igazgatója.

Európa még mindig papíron dolgozik, miközben Észak-Amerika már digitálisan

Európában 81%-os részesedéssel még mindig igen elterjedt a papíralapú bizonylatok beadása. A mobil bizonylatok, mint például az olyan, okostelefonnal lefényképezett bizonylatok, amelyeket az észak-amerikai vállalatok többsége (61%-a) elfogad, Európában még mindig csak a mezőny elenyésző részénél (16%-nál) vannak jelen. A beszkennelt igénylések – amelyek Észak-Amerikában alapvetőnek számítanak 84%-os előfordulással – az európai vállalatoknak csupán 40%-ánál vannak jelen. Ráadásul a költségek elektronikus (azaz például e-mailben történő) igénylése csak az európai vállalatok 33%-ánál van gyakorlatban, jelentősen lemaradva Észak-Amerikától (62%), Latin-Amerikától (56%), valamint az ázsiai és csendes-óceáni térségtől (41%).

Lemaradnak a szállodai szállás centralizált kifizetésében

Ezzel szemben a legtöbb vállalat profi módon kezeli a repülőjegy-foglalást. Erre a célra kétszer gyakrabban használják a közvetlenül a vállalaton átfutó fizetési módokat (pl. a vállalati hitelkártyát), mint a szállásfoglalás lebonyolításakor. Szállásfoglalás esetén azok a gyakoribb fizetési módok, amelyeknél a munkavállaló előre fizet, majd visszaigényli az összeget a munkáltatójától. A digitális fizetési megoldások jelenléte mellett az előre fizetés népszerűtlen módszerei már nem tarthatók tovább, az adatok pedig közvetlenül a vállalat számviteli rendszerében rögzülnek. A részletes információk és a jó minőségű adatok lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy kiadásaik között további megtakarítási lehetőségekre bukkanjanak. Tobias Ragge szerint: „A vállalkozástulajdonosoknak érdemes holisztikusan szemlélni a szállodai tartózkodást – a foglalástól a bejelentkezésen és fizetésen át egészen a számlázásig és archiválásig. A folyamat egyes lépései óriási megtakarítási lehetőségeket rejtenek.”