Kétségtelen tény, hogy soha ennyi országból nem jöttek kiállítók és a látogatói lista sem volt eddig ennyire sokszínű Ljubljanában, azonban a nagy európai vagy globális MICE-rendezvényekhez (IMEX, EIBTM, IT & CMA) képest még mindig butik jellegű eseményről beszélhetünk.

15 országból 13 kiállító, 31 országból 160 hosted buyer – ezek a legfőbb számai az idei Conventának. Természetesen a szervezők siettek megjegyezni, hogy bár a részvételi adatok minden korábbi elképzelésüket felülmúlták, „a Conventa a minőségről szól, nem a mennyiségről”.

A szervezők fontosnak tartották azt is hangsúlyozni, hogy bár a rendezvény helyszíne állandó, a középpontban nem csupán Ljubljana és a Szlovénia üzleti turizmussal kapcsolatos kínálata áll, hanem az egész régióé. Ez annyiban igaz is, hogy a szlovén mellett igazán hangsúlyos volt a vásáron a horvát szolgáltatók jelenléte, de osztrák szolgáltató is volt szép számmal, ugyanakkor szerb és montenegrói, illetve magyar cégek is képviseltették magukat.

A vásár után többféle tanulmányút közül is választhattak a meghívott vásárlók, ezek az utak szlovén és horvát desztinációkat mutattak be, magyarországi vagy osztrák tanulmányutat ugyanakkor nem hirdettek meg. Ez annyiban érdekes, hogy Ljubljana sokkal kevesebb nemzetközi légi kapcsolattal rendelkezik, mint mondjuk Budapest, vagy akár a szomszédos horvát főváros.

Az egyetlen ázsiai vásárló, egy kínai kongresszusszervező például Londonból Triesztbe repült, onnan transzferbusszal érkezett a vásárra. Két svéd vásárlóval beszélgetve pedig az derült ki, hogy a skandináv piacon gyakorlatilag eladhatatlan az olyan incentive program, amely csak átszállással közelíthető meg. Jelenleg pedig Ljubljana is ilyen Stockholmból vagy Oslóból (Koppenhágából van járat), bár hamarosan elképzelhető, hogy lesz ide is közvetlen járat.

Tény ugyanakkor, hogy Európán kívüli úti célból nem lehet elérni Ljubljanát, míg Zágrábba és Budapestre egyaránt repül a Qatar Airways, hozzánk jön még az Emirates, a horvátokhoz pedig a Flydubai fapados légitársaság.

Az is tény ugyanakkor, hogy Budapestről kényelmesen, 4,5 óra alatt leérhetünk autóval Ljubljanába. Az más kérdés, hogy a Letenyétől induló és a szlovén határig tartó M70-es autóút szégyen ránk nézve, hiszen a két főváros közötti közel 500 kilométeres út végig autópálya, csak éppen ez a 35 kilométeres szakaszon szűkül össze több helyen kétszer egy sávosra.

A Conventa indulása óta a régió, nevezetesen Közép- és Délkelet-Európa üzleti vásáraként határozta meg magát, az idén azonban nyitottak kelet és dél felé: görög, azeri és orosz kiállítók első ízben érkeztek Ljubljanába.

Nem kétséges, hogy jó ötlet volt a nyitás, az azeri vagy a moszkvai kongresszusi iroda standjánál mindkét nap folyamatos volt a nyüzsgés, előre egyeztetett időpont híján esély sem volt tárgyalni velük. Persze ez a legfőbb célja egy ilyen üzleti vásárnak, a kiállítók azért fizetnek súlyos euróezreket, hogy komoly vásárlóerővel rendelkező hosted buyerek adják egymásnak a kilincset a standjuknál. A legfontosabb feladatot, a minőségi vásárlók biztosítását sikerrel oldották meg a szervezők, ez a magyar kiállítók véleménye is.

Magyarországot a Magyar Turizmus Zrt. Kongresszusi Irodája, a sárvári Spirit Hotel, a Danubius Hotels és a Tour-East-Tour beutaztató utazási iroda képviselte a rendezvényen. A magyar kollégák is elégedettek voltak a hozzájuk betérő vásárlók minőségével, a szigorúan ütemezett találkozók jóformán mind megvalósultak. 

A hosted buyerek kiválasztásáról érdemes még egy szót ejteni: a szervezők hangsúlyozzák, hogy minden évben kicserélődik a vásárlók 90%-a, így nem fordul elő, az ami más vásárokon gyakori, vagyis hogy ugyanazokkal az arcokkal találkozik az ember évről-évre. A koncepcióból fakad viszont az is, hogy a résztvevők jelentős része, különösen a távolabbról érkezett vásárlók és az új kiállítók nem ismernek jóformán senkit. A szervezők ezért arra is gondoltak, hogy lehetőséget biztosítsanak a kötetlen ismerkedésre.

Egy szakértő társaság, a Temabuilding Academy segítségével a két esti programon játékos módszerekkel segítették az ismerkedést. A nyitófogadáson mindenki kapott egy kártyát, amelyre fel kellett írnia tíz újonnan megismert ember nevét és adatait. A műsorvezető felszólítására mindenki előbb odafordult a mellette állóhoz, majd továbbment a másik asztalhoz, és így tovább, míg össze nem gyűjtötte a kért mennyiségű adatot, közben persze össze is ismerkedett a szomszédjaival. Magam is kiváló beszélgetőtársra leltem a játék közben két svéd hosted buyer, egy portorozsi horvát szállodás és a kínai vásárló személyében.

A második este szintén aktivitással ösztökélték networkingre a szervezők a vendégeket. Ezúttal is pofonegyszerű, mégis az egész tömeget megmozgató akciót hirdettek. Négy asztal volt a terem négy sarkában, mindegyiket más színű fénnyel világították meg. Minden asztalra kiraktak apró színes matricákat, amelyeket fel kellett ragasztani a vendégeknek a bejáratnál átadott nyakravalóra.

A műsorvezető olyan kérdéseket tett fel, hogy milyen a kedvenc zenéd, mennyire volt sikeres a Conventa, vagy mi a régió legfontosabb előnye más térségekkel szemben. A négy kérdésre négyféle választ lehetett adni, mindegyiket külön színnel jelölték, és mindenki a megfelelő színű asztalnál találta a megfelelő színű matricát. Miközben a négy kérdésre keresték a választ, az emberek természetesen keveredtek és ismét volt alkalom az ismerkedésre.

Az est formális része után következett egy abszolút informális party este tíztől, amely szintén egy jópofa ötlettel indult: a diszkó bejárata előtt mindenki választhatott egy zöld, sárga vagy piros színű pólót, amelyen egy felirat egyértelműsítette az adott személy nyitottságát: a zöld pólón „Go ahead” felirat szerepelt, a sárgán „Challenge accepted” volt olvasható, míg a pirosak „Stop” jelzést adhattak a feléjük közeledőknek. Egyszerű, de könnyen adaptálható ötletek, valóban.

A vásárt konferenciaprogram is kísérte, amelyen olyan neves előadókat hallhattak az érdeklődők, mint Martin Ferro-Thomsen (Conferize.com), Claudia Koehler (VOK DAMS), vagy a nemzetközi hírű motivációs tréner, Kevin Kelly. Aki az idén kihagyta, jövőre letesztelheti a Conventát 2016. január 20-21-én Ljubljanában.