A Leaders Meeting-re egy stúdióban került sor, ahol 8 vezető vállalat képviselője, mint előadó és kerekasztal-résztvevő voltak jelen. A hallgatók pedig online követhették az eseményt.

A Covid-19 hatására márciusban bekövetkezett leállás erősen befolyásolta a céges rendezvények piacát. A legtöbb vállalat úgy döntött, hogy lemondja vagy átütemezi a jövőbeli rendezvényeit, felülvizsgálja a költségvetési terveket és az összes kommunikációt online platformra helyezi át. Az ügyfelekkel való kommunikációra és az együttműködők bevonására eszközként használt eseményeket, valamint az igazgatósági üléseket, a csapatépítőket és az oktatási eseményeket is virtuális platformok segítségével szervezték meg.

Élő előadók, kanapéközönség

Az otthonokból, a kanapékról, közvetített események azonban nem tudtak olyan professzionális képet adni, mint az a cégek életében elvárt és megszokott volt, a technikai, fizikai adottságok is erősen befolyásolták a szakmai minőséget. Mindemellett pedig a közösségi élmény hiánya is nagyon erőteljesen jelentkezett.

Következő lépésként így szinte természetes módon jutottunk el a hibrid rendezvényekig, amelyek lehetővé teszik az élő és a virtuális élmények kombinálását, a professzionális vizuális megjelenéseket, a színvonalas hang- és a képminőséget, mivel mindezt TV-showként sugározzák.

Első hazai hibrid-rendezvényen téma: a hibrid

Az UNICEO Magyarország június 16-i, első hibrid rendezvényén céges rendezvényekért felelős döntéshozók osztották meg tapasztalataikat és véleményüket a hibrid rendezvényekről.

Az eseményen jelen volt mind a megrendelői, mind a szolgáltató oldal, mint például a Telenor Magyarország, a Marriott Budapest, Brill, RentiT, valamint a Max & Future képviselője.

Bár a rendezvényekre vonatkozó korlátozások sokat lazultak, - szinte meg is szűntek bizonyos rendezvénytípusok esetében - a „hagyományos” eseményekhez való visszatérés kérdésében a vállalatok még nagyon óvatosak. Legtöbbjük alternatív megoldásokat keres, hiszen az biztos, hogy a rendezvények a költségvetési és utazási korlátozások ellenére továbbra is kulcsfontosságú marketing eszközei a vállalati partnerek és ügyfelek elérésének, valamint a dolgozói elköteleződésnek.

Fizikai valóság és virtuális tér

A résztvevők egyetértettek abban, hogy a hibrid esemény, mint forma alapvetően meghatározza mostantól az események jövőjét, mivel a pandémiás időszakot követően lehetővé teszi a résztvevők és az előadók fizikai vagy virtuális részvételét.

A rendezvények ezen típusa is különbözőképpen változhat:

(a) az előadások előre felvételre kerülnek, de az előadó jelen van és élőben válaszol a kérdésekre;

(b) az előadók egy stúdióból jelentkeznek be, míg a résztvevők online követik az eseményt, majd a korlátozások feloldásával már néhány résztvevő személyesen van jelen lehet, míg mások virtuálisan vesznek részt

(c). A Hibrid - Multi „Hub” típusú rendezvények esetében pedig

(d) a résztvevői csoportok személyesen találkoznak egy helyszínen, és minden helyszín virtuálisan kerül kapcsolatba egymással.

A genfi székhelyű nemzetközi szövetség (UNICEO® - United Networks of International Corporate Event Organizers) nemrégiben rendezte meg első hibrid eseményét Budapesten.

Megállapítások a rendezvényről

„A hibrid események sikerének kulcsa a vizuális tartalom és a megjelenés, amelyhez TV-show-szerű forgatókönyv és magasszintű technikai szolgáltatások szükségesek”, hangsúlyozta Éder Bálint, a Brill A.V. szolgáltatási osztályának vezetője.

Parti János, a Marriott Budapest értékesítési és marketing igazgatójának elmondása szerint a szállodai és a helyszín szolgáltatók felkészültek az új helyzetre, a teremkapacitásokat újra-kalkulálták, amely alapján jelen állás szerint a konferenciatermek tényleges kapacitásának 40 százaléka használható, de higiéniai és technológiai újításokkal is készülnek a hibrid, vagy hagyományos rendezvények fogadására.

René Mooren, a Marriott International EMEA értékesítés-támogatási és shared services igazgatója hangsúlyozta, hogy „… azon kívül, hogy a kormányok által bevezetett korlátozások folyamatosan enyhülnek, az iparág felépülésének fontos részét képezi az utazók és a rendezvényes résztvevők bizalmának visszaszerzése. Ezért a Marriott nemrégiben létrehozott egy Globális Tisztasági Tanácsot (Global Cleanliness Council), amelybe az orvostudomány és a közegészségügy szakértőit is meghívták, hogy újradefiniálják tisztasági és biztonsági előírásaikat.” A desztinációk is készülnek a turista és üzleti vendégek fogadására.

Az esemény során Steen Jakobsen, a Dubai Tourism képviseletében elmondta: „Kormányunk gyorsan tudott reagálni a kialakult helyzetre, és számos proaktív és sikeres óvintézkedést hajtott végre a vírus terjedésének megfékezésére.”

Seres Nikolett, a Telenor belső kommunikációs vezetője is elmondta, hogy cégük több karantén-barát online rendezvényt is kínált alkalmazottai számára, mint például a háttérzaj felismerő verseny, az online kávéház, vagy az öltözz ki nap, amelyek közben rájöttek, hogy a közösségépítés kulcsfontosságú elem a munkavállalói élmények és az elkötelezettség szempontjából. A karantén előtt nagy sikernek örvendő színházi rendezvényüket, így folytatni tervezik hibrid eseményként: egy, a Telenor-házból közvetített, improvizáción alapuló színházi darabot cselekményében megszakítva az otthon ülő hallgatóság alakíthat majd különböző végkifejlet szerinti forgatókönyvek alapján.

Ügynökségi oldalról Lopusny Anna, a Max & Future rendezvény üzletágvezetője szintén egyetértett abban, hogy az online és a hibrid rendezvények egyre népszerűbbek lesznek, hiszen azon túl, hogy költséghatékony, még környezetbarát is és nem utolsó sorban, karbonsemleges is.

A programot Litkai Gergely (Dumaszínház) előadása zárta, aki a humor jótékony szerepéről beszélt a karantén-időszak alatt, amely segít az ismeretlen miatt kialakult félelem és szorongás feloldásában. Bár egy humoristának akkor a legnehezebb, ha nincs nézőközönsége, a virtuális platformok és mostantól a hibrid események számtalan megoldási lehetőséget kínálnak a stand-uposoknak is.