A modern irodaház hetedik emeletén kényelmes bútorok, ingyenes kávé- és italautomaták szolgálják az információtechnológiai nagyvállalat dolgozóinak kényelmét, csak egy dologból, időből akad kevés errefelé. Így Kleininger Vera, a „beépített ember” mini utazási irodának kinéző kuckójában sokszor nemcsak az üzleti, hanem a magáncélú utazásokat is megszervezi az Oracle dolgozóinak, sőt partnereinek is. Az irodában ennek megfelelően nyaralókatalógusok is fellelhetők, sőt az Oracle belső honlapján elsőként értesülhetnek a dolgozók az akciós üdülési ajánlatokról. Ez azonban pluszjuttatás a megrendelőnek, hiszen alapvetően az a fontos, hogy a munkatársak és céges partnerek útjait gyorsan és hatékonyan meg lehet szervezni helyben. A hektikus életet élő menedzserek akár többször is változtathatják útitervüket, és nem kell mindig futárt küldetni az új jegyért.
A 130 dolgozót foglalkoztató, de számos külsős tanácsadót is használó nagyvállalatnál évente százmilliós nagyságrendű forgalmat bonyolít a telepített iroda. A dolgozói elégedettség növelésében és a munkaidő-megtakarításban látják a Carlson-kirendeltség legfőbb előnyét az Oracle Magyarországnál.
Érdekes helyzetben van a „beépített ember”, hiszen a Carlson alkalmazottjaként nemcsak a saját cége, hanem a megrendelő elvárásainak is minden esetben meg kell felelnie. A helyi viszonyokhoz alkalmazkodva az Oracle vállalati politikáját szem előtt tartva kell megoldania a feladatokat: egy repülőgépjáraton egyszerre tíznél több alkalmazott például nem utazhat. Bár a takarékosság is szempont a vállalatnál (nem utazhatnak business osztályon a dolgozók), a biztonság mindig fontosabb, a szállásfoglalásnál és a repülőjárat kiválasztásánál egyaránt. Kleininger Vera általában 3-4 verzióban készíti el ügyfelei útitervét, ezek közül választanak a dolgozók a felsőbb szintű jóváhagyást követően. Ez utóbbi nélkül nem szabad jegyet kiállítani. A foglalásokon túl az implant intézi a törzsutaspontok jóváírását, a Carlson-központ segítségével megoldja a vízumügyintézést és a vasútijegy-rendelést is. Az Oracle-hez érkező vendégeknek a Carlsson konferenciaszervező részlege is segítséget nyújt. „Itt mindennap kihívások, komplex feladatok várják az embert, igaz ugyan, hogy nem kilenctől ötig tart a munkaidő. A kreativitás, a pontosság és az elhivatottság a legfontosabb” – emeli ki végezetül Kleininger Vera.
Globális tendenciák
Gordon Mária, a Carlson Wagonlit Travel ügyvezetõ igazgatója szerint minimum 120-150 millió forintos éves forgalom mellett érdemes egy nagyvállalathoz üzleti utaztatót kihelyezni. Az utazási iroda részérõl ez magasabb szintű kiszolgálást, nagyobb rugalmasságot és szorosabb kötõdést jelent a megrendelõhöz. A helyzet azonban éppen mostanában változik: egyre kevésbé van szükség megítélése szerint erre a szolgáltatásra az elektronikus jegyek rohamos terjedése miatt. (2007-tõl az IATA-tag légitársaságoknak át kell állniuk.) Miután az e-ticketet könnyen, gyorsan újra lehet nyomtatni vagy e-mailezni, a megrendelõ az implant költségét és irodájának rezsijét is megspórolhatja. A Carlson Business Travel Centerében egy utaztató évente 200 millió forintos forgalmat bonyolít, így általában a termelékenység nagyobb, mint az implantok esetében. A legtöbb, 10 körüli kihelyezett irodája egyébként éppen a Carlsonnak van Magyarországon, az idén is létesítettek kettõt, de 2-3 éven belül számuk jelentõsen csökkenhet. Az implant fordítottjára is van példa: ez az „explant” iroda. A Carlson BTC-ben két dolgozó csak egy megrendelõ ügyeit intézi, külön IATAszámon, de kihelyezni nem lehetett õket a megrendelõhöz az ottani helyszűke miatt.
