A kiállítás költségeivel kapcsolatban jó tudni, hogy a kiállító társaság üzleti tevékenységével összefüggésben csökkentik a társasági adó alapját. Ebből következően a társaságnak igazolnia kell, hogy ez az adóelőny a jogos. A kiállítás költségei például az alábbiak.
■ A cég nevére szóló számla alapján a kiállítás helyiségbérleti és vagy részvételi díja (a magánszemély szempontjából személyi jövedelemadó szempontjából adómentes) a társaság költségei között elszámolható, ha az üzleti tevékenységgel igazolhatóan összefügg.
■ A cég nevére szóló számla alapján elszámolható a kiállításon dolgozó alkalmazottak vagy azon résztvevők utazási költsége. Utazási költség különösen a szállás, a közlekedés. A szálloda számlájánál érdemes azonban figyelni arra, hogy nem elegendő a magánszemély nevére szóló számla, mert a számlán vevőként az egyszerűbb elszámolhatóság miatt a társaságot kell feltüntetni. (A minibárfogyasztás a személyi jövedelemadó szempontjából adóköteles természetbeni jutatás.)
■ A cég nevére szóló számla alapján a taxiköltség, a csomagmegőrzés, a telefonköltség, a kiállítási tárgyak biztosítása is elszámolható, ha a magánszemély kiállításon való részvételével összefügg.
■ A cég nevére szóló számla alapján a cégautó használatával összefüggő üzemanyagköltség, úthasználati díj, a parkolási díj vagy a mosási, a javítási költség.
A baleseti károk és a kiállított eszközökben bekövetkezett lopási kár is (kivéve, ha az ember pénztárcáját lopták el) elszámolható, ha jegyzőkönyv felvételére vagy rendőrségi feljelentésre is sor kerül.
Célszerű minden, szabályosan, javítás nélkül, kiállított kiadást igazoló ún. költség-számlára akár kézzel, utólag is ráírni a kiállítás nevét, idejét (ha a számla ezt nem tartalmazza). Ha céges bankkártyával történik a fizetés, akkor annak a bizonylatát is érdemes a számlához csatolni. A készpénzes számlákon, ha elszámolásra felvett összegből fizetik ki, célszerű feltüntetni a számlázott árut átvevő vagy a számlázott szolgáltatást igénybevevő alkalmazott nevét is (tehát azt, aki az elszámolásra kapott összegből kifizeti a költségeket), mert ez a kiállítást követő pénztári elszámolást megkönnyítheti.
Figyeljünk a határidőkre
Az elszámolási határidő betartása 2007-ben nagyon fontos, mert amennyiben a pénz felvételét követő 30. nap után nem számolnak el a költségekkel, a társaság akár 500 000 Ft-os bírsággal is sújtható.
A kiállításon részt vevő magánszemély egyéb többletköltségeinek megtérítése és elszámolása történhet
■ belföldi kiküldetési rendelvény vagy
■ egyedi költségtérítés alapján.
A kiküldetési rendelvény a munkáltató által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, az élelmezési költségtérítést, valamint ezen költségtérítés(ek) kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.) A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a munkáltató, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.
A költségtérítésről
A költségtérítéseknek általában két formája különböztethető meg. Az egyik az ún. jogszabályon alapuló költségtérítés, amelynek mértékét és a juttatás feltételeit is kormányrendelet vagy törvény határozza meg.
A második forma az egyéb költségtérítés, illetőleg költségátalány, amelyet a kifizető a magánszeméllyel kötött alku eredményeként, illetve alacsonyabb szintű jogszabály (például miniszteri rendelet vagy kollektív szerződés) alapján fizet ki az adott tevékenység költségeinek megtérítéseként. A munkáltató által a magánszemélynek kifizetett költségtérítéssel szemben főszabály szerint a magányszemélynek tételes költségelszámolással (bizonylatok alapján) lehet a költségeket érvényesítenie. (Ez abban az esetben fordul elő, ha a magánszemély nevére szól a számla a kiállítással kapcsolatban, de a cég a költséget megtéríti, kifizeti a magánszemélynek.)
Kiállításon résztvevők vagy ott munkát végzők nevére (számla nélkül számfejthető) kifizethető és költségként elszámolható:
■ A napidíj: járulékmentes és a személyi jövedelemadó szempontjából adómentes belföldön naponta az 500 Ft.
■ Az autóhasználat adómentes határa kilenc forint üzleti tevékenységgel összefüggő kilométerenként. A tevékenységgel való összefüggést útnyilvántartással kell igazolni.
Az üzleti vendéglátás szabályai azonosak a más helyen megvalósuló reprezentáció szabályaival. A kiállításon lévő vendéglátóegység számlája akkor számolható el, ha az a cég nevére szól. A számlára célszerű rávezetni a vendégül látott az üzleti partnerek nevét.
Ha a kiállítási pavilonban történő kínálásra ételt, italt vásárolnak, célszerű a jelenlegi és potenciális partnerek névsorát vagy a kiállításon kapott névjegykártya-gyűjtemény fénymásolatát a számla mellé csatolni. Az elszámolásnál a számlára rá kell írni, hogy a beszerzett étel és ital elfogyott-e a kiállítás idején.
