A tanácskozásra az EU tagállamok, a csatlakozó országok, az EFTA/EGT-államok, a nyugat-balkáni államok, a nemzetközi és európai szervezetek, illetve a turisztikai ágazat képviselői kaptak meghívást. A konferenciával egy időben informális turisztikai miniszteri találkozóra került sor, melyen részt vett Günther Verheugen európai bizottsági alelnök, biztos is. A magyar delegációt Pál Béla államtitkár vezette, tagja volt Niklai Ákos, a Magyar Turizmus Zrt elnöke és Galla Gábor, a Zrt. vezérigazgatója is. A tagállami miniszterek – egyetértve Verheugen alelnökkel – megállapították, hogy a turizmus a növekedés fontos tényezője Európában, jelentősen segíti a tagországok gazdasági fejlődését, munkahelyteremtését, a modern információs és kommunikációs technológiák felhasználását. A Bizottság Közleményt fogadott el az Európai Unió turizmuspolitikával kapcsolatos javaslatairól, melynek fő elemei: a szabályozás javítása, az Európai Unió döntéshozatalában a turizmus érdekeinek fokozott érvényesítése; az Európai Unió pénzügyi forrásainak hatékony felhasználása turisztikai célokra, a Turisztikai Szatellit Számlarendszer továbbfejlesztése. A bécsi rendezvény ideje hivatalosan elindították a közös európai turisztikai portált, amely fontos új eszközét képezi majd Európa harmadik piaci megjelenésének, és amelynek kidolgozásában Magyarország is aktív szerepet játszott