Az állami hivatalok nemzetközi utazásszervezésére vonatkozóan először 2005-ben írt ki pályázatot a közbeszerzésekről szóló törvény felhatalmazása alapján a kormány által a központi beszerzések végrehajtására kijelölt Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (KSZF). A hivatal a közbeszerzéstől az utazási kiadások mintegy 30–40 százalékos csökkenését remélte. Mivel a 2005 decemberében kötött szerződés keretösszege idén teljesül, a KSZF-nek új szerződést kell kötnie a költségvetési szervek folyamatos feladatellátásának biztosítására.
A közbeszerzésen számbeli korlátozás nélkül bárki indulhatott, aki a kiírási feltételeknek eleget tett. A kétszakaszos eljárás első szakaszában a szerződésre alkalmas és érvényes jelentkezést tett jelentkezők kerültek kiválasztásra. Az október 22-i eredményhirdetés alapján az ajánlattételre a Hogg Robinsont (HRG), a Vistát, az OTP Travelt, a Malév Air Tourst, a Carlson Wagonlit és a Chemolt kérte fel a KSZF. A hat továbbjutó közül az eljárás második szakaszának végén, november 26-án választják ki a négy nyertest. Velük december 4- én írják alá a 12 hónapra szóló 2,5 milliárd forintos keretösszegű szerződést.
Az első fázis során nyolc cég nyújtotta be jelentkezését: a hat kiválasztott mellett a Tensi Tours és az IBUSZ. Közülük négyen – az OTP Travel, a Malév Air Tours, a HRG (korábban BTI) és a Chemol – nyertek a 2005-ös közbeszerzésen, és végzik most is a hivatalok utaztatását.
Kiválasztási szempontok
A pályázati kiírás értelmében a jelentkező és a közbeszerzés értékének 10%-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó abban az esetben alkalmas a részvételre, ha 2006–2008 között bármelyik évben az évi teljes forgalma elérte a nettó 650 000 000 forintot, illetve az évi közbeszerzés tárgya szerinti utazásszervezések forgalma elérte a nettó 500 000 000 forintot.
Továbbá ha a részvételre jelentkező és alvállalkozója az előző három évben rendelkezik évenkénti három, a közbeszerzés tárgyának megfelelő nemzetközi utazásszervezés szolgáltatásra vonatkozó referenciával, amelynek értéke egyenként elérte a nettó 25 000 000 forintot. A jelentkezőnek rendelkeznie kell legalább öt, legalább kétéves szakmai gyakorlattal és felsőfokú idegenforgalmi szakképesítéssel, illetve nemzetközi IATA szakvizsgával rendelkező szakemberrel. Ugyanígy szükséges volt a vállalkozási tevékenységére vonatkozóan elismert tanúsítótól származó minőségbiztosítási tanúsítvány vagy a minőségbiztosítás érdekében tett intézkedés igazolása.
Brüsszel–Budapest
Az elbírálás során a legfontosabb szempont az adható súlyszámok szerint a repülőjegy foglalási díja, ezt követi a repülőjegy jegykiállítás utáni módosítás és visszatérítés díja. Újdonságként ebben a kiírásban már kiemelten kezelik azon útvonalakat, amelyeken nagy forgalom bonyolódik, Az egy napon belüli Budapest– Brüsszel–Budapest repülőjegy árára vonatkozó kedvezmény mértéke is komolyan nyom a latba. Negyedik helyen a szállásfoglalás díja és az autóbérlés foglalási díja szerepel, majd szintén új szempontként a brüsszeli szálláshelyekre adott kedvezmény mértéke. Majd a biztosítás foglalási díja következik, a vasútjegy és a hajójegy foglalási díja zárja a sort.
Az előző évek tapasztalatai
Bár még a szerződéskötés előtt vagyunk, megkérdeztük a korábban már részt vevő utazásszervezők egyikét az előző évek tapasztalatairól. Molnár Judit, az OTP ügyvezetője elmondta, mivel teljesen új, központosított foglalási rendszerről volt szó, kíváncsian várták, hogy a gyakorlatban hogy fog működni. A kezdeti 1–2 hónap bizonytalanságait követően mind a felhasználók, azaz a hivatalok munkatársai, akik a gördülékeny felhasználás érdekében rendszeres tréningeken vettek részt, mind a szolgáltatók kitapasztalták a 2005- ös közbeszerzésen nyertes WapSoft Kft. által kifejlesztett szoftver működését. A szoftver képes volt az Amadeus, Galileo és Worldspan GDS-ekhez, valamint 67 fapados légitársaság rendszeréhez csatlakozni, illetve a Corporate TravelOnline rendszer egyidejűleg és versenysemlegesen kezelte a négy utazási iroda felépített privát áradatbázisát a GDS rendszerekből kapott menetrendi információk figyelembevételével. Ez a neutralitás – mondja Molnár Judit – mindvégig megmaradt. Az informatikai rendszerre vonatkozó szerződés hatálya egyébként 2013. február 15- ig tart.
Pozitív tapasztalatokról számolt be lapunknak Imre János, a KSZF főigazgatója is. Imre elmondta, az elvárások beigazolódtak, a nyertes utazási irodák által nyújtott kedvezményeknek köszönhetően az alkalmazott elektronikus beszerzési rendszerben rögzített adatok alapján a megtakarítás elérte a 21%-ot. Az egyéb járulékos költségmegtakarítások – intézmények egyedi eljárásainak költsége, intézményi közzétételek, megbízási szerződések – figyelembevételével ez a megtakarítás a 30%- ot meghaladhatja – teszi hozzá Imre.
Érdeklődésünkre, hogy az államigazgatásban szokásos, hosszú 30 napos fizetési határidőt illetően akadt-e a KSZF, illetve az utazási irodák közt nézeteltérés, Imre János úgy reagált, hogy „a fizetések jellemzően a szerződésben meghatározott fizetési határidővel történtek, ezt meghaladó fizetési határidőkkel kapcsolatosan a KSZF-nek bejelentés nem érkezett”. Ha történt is ilyen eset – egészíti ki Imre –, azt az utazási iroda és az állami hivatalok egymás között rendezték.”
