„A fenntartható rendezvény egy nem létező rendezvény” – törte át az előző esti buli okozta kora reggeli ködöt az agyamban Ricarda Merkwitz, a mannheimi egyetem esemény- és kultúrmenedzsment-tanára. Aztán persze kiderült, hogy nem az történt, hogy Merkwitz tegnap este túl sokat nyakalt az igazságszérumból, csak arra próbálta felhívni a figyelmet, hogy a teljesen környezetkímélő esemény létrehozása szinte elképzelhetetlen, hiszen mindenképpen felmerülnek a szállításhoz, utazáshoz és egyéb energiaigényes tevékenységekhez kapcsolódó hatások. Ugyanakkor nagyon nem mindegy, hogy egy rendezvény, illetve a rendezvénygazda ezeket a hatásokat hogyan kezeli és milyen módon kommunikálja.

TÍZ PONT A SIKERES ESEMÉNYHEZ

Merkwitz a dél-európai régió legnagyobb üzleti utaztatással, konferencia- és rendezvényszervezéssel foglalkozó szakvására, a szlovén fővárosban több éve sikeresen megrendezett Conventa Morning Energy Sessions nevű workshopján beszélt arról, hogy milyen trendek figyelhetők meg a MICE-piacon Németországban. Bátran kijelenthetjük, hogy ami a német piacon fontos, az némi késéssel, de az egész régióban, így Magyarországon is fontos lesz, ezért nem haszontalan végigfutni Merkewitz tíz pontján, bár néha evidenciának tűnnek, de lehet belőlük tanulni.

1. A német piacon van pénzük a cégeknek üzleti rendezvényekre, de a trendek azt mutatják, hogy egyre több cég választja, iparágtól függetlenül, a nagy vásárok helyett a kisebb, sokszor saját szervezésű rendezvényeket. Az elmúlt évek tapasztalatai alapján az ilyen eseményeken jobban lehet értékesíteni és kapcsolatot építeni. Ez jó hír a kisebb rendezvényhelyszíneknek, szállodáknak, kevésbé jó viszont a vásár- és kiállításszervezőknek.

2. A compliance piacon, azaz az ügyfélkapcsolat-ápolás terén számos cégnél nagyon komoly antikorrupciós intézkedéseket hoztak az elmúlt években, ezért itt lényegesen szűkültek a lehetőségek. Néhány nagyobb nyilvánosságot kapott botrány, például a Siemens finoman szólva is kétes akciói oda vezettek, hogy ez a terület egyszerűen kezd kifejezetten nem szexivé válni, az okos cégek inkább másfelé keresgélnek.

3. A ROI (return-on-investment, megtérülés) minden oldalon a legfontosabb tényezővé vált.

4. A fenntarthatóság nagyon fontos, ugyanakkor nem szabad összekeverni a környezettudatossággal, és semmiképp sem érdemes a greenwashing (környezet- barátként feltüntetni nem túl környezetbarát megoldásokat) gyanújába keveredni. Komplexen kell kezelni a kérdést, nem elég például, ha a rendezvényhelyszínünkön szelektíven gyűjtjük a hulladékot, arra is oda kell figyelni, hogy olyan helyet válasszunk, amely elérhető környezetbarát járművekkel, és amely újratermelődő energiaforrásokat, például napenergiát használ. Egyre több az olyan ügyfél, amelynek ez fontos, ami viszont azt eredményezheti, hogy a szolgáltatóknak is megéri ilyen megoldásokba fektetniük.

5. Európa jön fel a nemzetközi esemény- piacon – pont a fentebbiek miatt egyre kevesebben szeretnének egzotikus helyszínen eseményt tartani. Sokkal fontosabb a jó és olcsó megközelíthetőség és a biztonság. Ez jó hír, nemcsak Németországban, de Kelet-Európában is.

6. Ezzel párhuzamosan folyamatosan növekszik az igény a speciális helyszínekre. A zárt terek unalmasak, szolgáltatói oldalon érdemes kreatívnak lenni: volt ipari létesítmények, bányák, barlangok rengeteg lehetőséget rejtenek. Kelet-Európa ezen a téren is számtalan lehetőséget tartogat.

7. Leginkább az erre nagyon érzékeny német piacon, de máshol is egyre fontosabb szempont az interkulturális megközelítés: dolgozz sokféle helyről jött emberrel, akkor jobban megérted a sokféle helyről érkező ügyfeleidet!

8. Használd az új technológiákat! Az eseménybiznisz visszavonhatatlanul technológiai biznisszé vált, aki ezt nem látja be, lemarad és kimarad.

9. Vond be az embereket, legyél interaktív és mesélj történeteket nekik! Ne vendégek legyenek, hanem résztvevők, éljék át az eseményedet, és élményekkel távozzanak.

10. Használd a közösségi médiát! Ez utóbbit talán mondani sem kellene 2014- ben, de mégsem lehet elégszer elismételni: ami nincs fent a Facebookon, az nincs, és ez minden iparágra, így a rendezvénypiacra is igaz.

A SZÍNES KÖRÍTÉS

A Conventát amúgy úgy érdemes elképzelni, mint egy jó nagy piacteret. A több mint száz kiállító, elsősorban szállodák, rendezvényhelyszínek és városi vagy regionális turisztikai szervezetek egy elég nagy és elég divatosan környezettudatosra dizájnolt kiállítótérben kapnak helyet. Az esemény maga egy nagy kapcsolatépítő börze: a standoknál folyamatosan váltják egymást a helyszínt és szolgáltatást kereső eseményszervezők és egyéb ügyfelek.

A rendezvény jellegéből fakadóan elég színes a körítés is: a kiállítótérrel megegyező méretű közösségi részen számtalan, elsősorban vendéglátással foglalkozó szponzor töri magát, hogy minél jobb arcát mutassa a látogatóknak, ami leginkább abban nyilvánul meg, hogy van jó sok ingyenkávé, -sütemény, -gyümölcs, -bor, meg egyéb -ital egész nap, szinte csoda, hogy nem alakul a rendezvény délután háromra egy óriási spontán bulivá.

Az eseményt támogató cateringcégek amúgy nemcsak az ellátás terén tettek ki magukért, hanem egyéb szórakoztatásról is gondoskodtak: mindkét nap rendeztek főzőversenyt a résztvevőkből toborzott önkénteseknek, akik a helyszínen felállított látványkonyhákban főztek időre egyszerű, de látványos ételeket.

A bevonódás, ahogy azt Ricarda Merkwitztől is hallhattuk, működik: az öltönyös-kiskosztümös résztvevők percek alatt alakultak át lelkes versenyszakácsokká, az izraeli versenyző nagy igyekezetében például konkrétan lemetszett egy darabot az ujjából, de még ez sem vette el a kedvét a tésztaszószkavarástól. Az eseménynek helyt adó ljubljanai vásárközpont területén éppen egy elég átfogó és elég jó kiállítást http://www.tito-razstava. si/en/ tartanak a Jugoszláviát létrehozó és évtizedekig összetartó egykori kommunista vezető, Josip Broz Tito életéről.

A szervezők éltek a kínálkozó lehetőséggel, és a szerda esti kötelező kapcsolatépítő vacsorát és az azt követő bulit a kiállítás területén rendezték meg. A tapasztalat azt mutatja, egész jó dolog bureket és horvát sajtokat tolni, miközben páncélautón masírozó diktátorok életét próbálja rekonstruálni az ember. A múzeumi vacsorát a kommunista, jugoszláv nosztalgiát a lakodalmas összeborulással vegyítő, Szlovéniában láthatóan igen népszerű Rock Partyzani bulija követte. Az úri közönség mindenesetre táncolt és jól érezte magát. Magyarok sajnos viszonylag kevesen voltak az alapvetően délszláv és osztrák dominanciájú kiállítói és résztvevői mixben, rajtunk és a konkurens szaklapon kívül két sárvári hotel, a Magyar Turizmus Zrt. és a Hungexpo képviseltette magát, legalábbis mi ezt észleltük. De nem kell csüggedni, Conventa lesz jövőre is, aki érintett a témában, annak bőven megéri a négy-öt órás utazás Ljubljanába.